2.2.10 Rechtmatigheid

De invoering van de (verplichte) rechtmatigheidsverantwoording door het college vindt zijn oorsprong in het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’. Met deze rechtmatigheidsverantwoording doet het college met ingang van jaarrekening 2023 verslag c.q. geeft een oordeel over de rechtmatigheid, iets dat eerst altijd binnen de accountantscontrole was opgenomen (samen met een oordeel over de getrouwheid). De accountantscontrole is inbegrepen de rechtmatigheidsverklaring van het College. 

Met de nota Rechtmatigheid heeft de raad de belangrijkste regels vastgelegd die ze als verplicht kader oplegt aan het college van B&W voor het te voeren beleid rondom rechtmatigheid vanaf 2023 en verder. Specifiek gaat het daarbij om het vastleggen van de zogenaamde verantwoordingsgrens en rapportagegrens waarmee het college bij de oplevering van de jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording rekening dient te houden. 

Vastgelegde verantwoordings- en rapportagegrens
De raad heeft in deze nota de volgende grenzen vastgesteld voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording van het college: 
- te hanteren verantwoordingsgrens (bandbreedte 0-3%): 3% 
- te hanteren rapportagegrens (individuele fout/onduidelijkheid): € 50 duizend 

De verantwoordingsgrens is bij de start van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording op 3% gezet om deze in een latere fase, na enkele jaren uitvoeringservaring met de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording inbegrepen evaluatie, te verlagen (‘scherper aan de wind zeilen’). De eigen interne organisatie dient immers ervaring op te doen bij het zelfstandig efficiënt en effectief uitvoeren van het beoordelen van de rechtmatigheid. Werkzaamheden die in de bestaande methodiek volledig in handen lagen van de accountant. 

De vastgestelde rapportagegrens wordt ook al toegepast bij de analyse/rapportage van budgetafwijkingen (= budgetcriterium) in de jaarrekening en is binnen de organisatie de meest gebruikte norm in de beheersing van processen. Het is daarom zinvol één en hetzelfde grensbedrag aan te houden voor alle 3 de rechtmatigheidscriteria (begroting, voorwaarden en M&O). Op termijn kan misschien overwogen worden om een nadere differentiatie aan te brengen binnen deze 3 rechtmatigheidscriteria. 

We willen uiteindelijk toe naar een integrale in control verklaring die verder gaat dan alleen de financiële rechtmatigheid. We zijn hierbij voor wat betreft haalbaarheid deels wel ook afhankelijk van de doorontwikkeling van het Management Control Systeem dat ons hierin ondersteunt. Wij gebruiken het systeem Key2control (K2C) als Management Control Systeem. 

In 2025 gaan we opnieuw een rechtmatigheidsverantwoording opstellen c.q. laten afgeven door het college over het jaar 2024. Zoals reeds in de vorige paragraaf beschreven doen we dit door een systeemgerichte aanpak en een gegevensgerichte aanpak. 

1e lijn
De systeemgerichte aanpak vindt zijn basis in de periodieke, door de 1e lijn (hierbij ondersteund door de 2e lijn), verrichte metingen binnen de diverse (vooral financieel rechtmatige) normenkaders waarbij de focus ligt op de opzet en het bestaan van beheersingsmaatregelen (aantoonbaar). Dit leidt vervolgens via de PDCA-cyclus er toe dat eventuele ontbrekende beheersingsmaatregelen alsnog door de 1e lijn geïmplementeerd kunnen worden (ACT maatregelen/taken). Tevens wordt via deze cyclus geborgd dat de wel reeds aanwezige beheersingsmaatregelen periodiek gecheckt worden op hun werking (CHECK maatregelen/taken). De geïmplementeerde MCS Normenkaders die gebruikt worden door de 1e lijn betreft: 
1.    Informatiebeveiliging (BIO) 
2.    Informatiebeheer (KIDO, archief) 
3.    Privacy (AVG) 
4.    Wet politiegegevens Integriteit (nieuw) 
5.    Integriteit
6.    WMO 
7.    Jeugd 
8.    Inkoop & Aanbestedingen 
9.    Personeel & Salarissen 
10.    Subsidiebeheer 
11.    Financieel beheer 
12.    Crediteurenbeheer 
13.    Debiteurenbeheer 
14.    Verbonden partijen 
15.    Tax Control Btw (rechtmatigheid deels) 
16.    Tax Control Vpb (rechtmatigheid deels) 
17.    Tax Control loonheffing (rechtmatigheid deels) 

2e lijn
De 2e lijn dient jaarlijks een oordeel te vormen van de kwaliteit van de (werking) interne beheersing van bovenstaand proces (de systeemgerichte aanpak).
We zullen voor deze 2e-lijns controle in 2025 dan ook wederom in de praktijk gaan werken met het hiervoor ontwikkelde  meetinstrument. 

3e lijn
Op basis van de kwaliteitsbeoordeling van de 2e lijn zal de 3e lijn (de VIC functie) de omvang van de gegevensgerichte detailcontroles op transactie/postniveau (de gegevensgerichte aanpak) bepalen en uitvoeren. Tevens zal de 3e lijn in afstemming met de accountant de rechtmatigheidsverantwoording opstellen als onderdeel van de jaarstukken.

Overig
Duidelijke afspraken zijn gemaakt met de fiscus omtrent de inzet van Key2Control in het kader van horizontaal toezicht. We gaan hiervoor de 3 fiscale normenkaders als basis gebruiken. 
Daarnaast is er ook al aandacht gegeven aan het aanvullen van de 2e-lijnscontrole met ook juridische control. Dit geldt specifiek voor de normenkaders Privacy, Wet politiegegevens, Integriteit (nieuw) en Inkoop & Aanbestedingen. Tenslotte is de leverancier Key2Control ook volop bezig met het ontwikkelen van normenkaders 'aan de opbrengstenkant'. Een deel hiervan zullen wij te zijner tijd ook gaan afnemen en inzetten.