2.2.2 Bedrijfsvoering

De activiteiten/prestaties op het terrein van de PIJCOFAH (Personeel, Informatievoorziening (en ICT), Juridisch, Communicatie, Organisatie, Financiën en Huisvesting) vallen onder het taakveld Overhead, dat op haar beurt in Landgraaf onderdeel uitmaakt van het programma Bestuur en ondersteuning. Dat maakt dat de doelen, prestaties, activiteiten, middelen en risico's op dit terrein (naast alle overige overhead) eigenlijk zouden vallen onder dat taakveld en daarmee onder het programma Bestuur en ondersteuning. We kiezen er echter voor om die informatie te bundelen in de verplicht op te nemen paragraaf Bedrijfsvoering. Dit om herhaling te voorkomen. 

Het verplichte onderdeel Rechtmatigheid wordt vooralsnog niet in deze paragraaf opgenomen, maar in een aparte paragraaf Rechtmatigheid. Hiermee wordt dit onderdeel expliciet onder de aandacht gebracht en komen de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV nadrukkelijk aan de orde.

Omdat de financiële middelen al volledig zijn opgenomen in het programma Bestuur en ondersteuning, worden deze in de paragraaf Bedrijfsvoering per onderwerp slechts voor een paar majeure onderdelen specifiek gepresenteerd. In de gepresenteerde financiële tabellen zijn de bedragen voor 2023 gebaseerd op de werkelijke realisatie en de bedragen voor 2024 en later op de (bijgestelde) ramingen.

De verplichte beleidsindicatoren hebben we verplaatst van programma 0 naar deze paragraaf, zodat relevante gegevens bij elkaar gepresenteerd worden.

Onlangs is de Notitie overhead 2016 geactualiseerd. De nieuwe Notitie overhead 2023 gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’). Eén van de wijzigingen is dat vanaf 2025 in de begroting een overzicht Overhead opgenomen moet worden. Aan het format van dit overzicht zijn geen voorwaarden verbonden. We hebben er voor de vergelijkbaarheid voor gekozen om dit overzicht in de begroting dezelfde indeling te geven als het bestaande overzicht Overhead in de jaarrekening. Het overzicht Overhead in de begroting hebben we opgenomen verderop in dit algemene deel van de paragraaf bedrijfsvoering.

De risico's, indien van toepassing, zijn opgenomen onder Programma 0. Bestuur en ondersteuning.

De indicator “Apparaatskosten per inwoner” laat in 2023 een grote stijging zien. Het overgrote deel hiervan (€ 92) komt door de toename van de personeel gerelateerde kosten.

In dit overzicht Overhead zijn de lasten en baten van de overhead in de organisatie opgenomen conform de vereisten van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
Volgens het BBV is overhead ‘het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. 

Overhead bestaat uit:
- Leidinggevenden van het primair proces (hiërarchisch deel)
- Managementondersteuning van het niet-primaire proces
- P&O/HRM
- Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
- Juridische zaken
- Informatievoorziening en automatisering (ICT)
- Huisvesting en Services
- Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement)
- Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie
- Document informatievoorziening (DIV)

De bedoeling is de raad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie. 
De lasten in dit overzicht betreffen alle gebruikelijke lasten, zoals de salarislasten, de kapitaallasten, etc. 
Stortingen in en onttrekkingen aan reserves vallen echter onder het taakveld 010 en komen derhalve niet voor op dit overzicht van overhead.

In de programma’s en taakvelden worden alleen de kosten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. 
Hiertoe behoren onder andere de uren en bijkomende personele kosten die direct toewijsbaar zijn aan producten.

Het centraal begroten van de kosten van overhead betekent dat het niet langer mogelijk is om de tarieven te bepalen vanuit de programma's en taakvelden. 
In de financiële beheersverordening is daarom vastgelegd dat voor de kostentoerekening t.b.v. de tarieven naast de directe kosten ook de kosten die niet 
direct toewijsbaar zijn, maar die wel van belang zijn voor het te leveren product eveneens toegerekend mogen worden. 
Het betreft daarbij o.a. de huisvestings- en automatiseringskosten, e.d. 
De overhead wordt toegerekend op basis van de verhouding directe uren per product ten opzichte van het totaal aantal directe uren.

Personele ontwikkelingen
De arbeidsmarkt is en blijft krap de komende jaren. Daarnaast bereikt een groot aantal medewerkers de komende jaren de pensioengerechtigde leeftijd. Door digitalisering en veranderende wet- en regelgeving veranderen ook de werkzaamheden en benodigde competenties voor medewerkers en investeren we in de ontwikkeling van onze medewerkers. Om aantrekkelijk te blijven voor huidig en nieuw personeel, is het belangrijk om te blijven investeren in secundaire arbeidsvoorwaarden, vitaliteit, flexibiliteit en persoonlijke ontwikkeling. Er worden regelmatig ontwikkelgesprekken met medewerkers gevoerd om hun kennis en vaardigheden op peil te houden en we bieden diverse trainingen, workshops en opleidingen aan via de digitale opleidingsacademie. Daarmee stimuleren we medewerkers om door te groeien binnen de organisatie.
De gemeente trekt tijdig nieuw personeel aan door strategische personeelsplanning en zorgt voor een goede balans in leeftijdsopbouw. Er is in 2024 een nieuw werkgeversmerk gelanceerd voor Landgraaf en het inwerkprogramma wordt vernieuwd. Een werkgeversmerk is het imago en de reputatie van de gemeente als werkgever. Daarbij zetten we in op "Landgraaf Overstijgt Grenzen" waarmee we aangeven dat wie in Landgraaf werkt, merkt al snel dat er hier meer aan elkaar grenst dan Nederland aan Duitsland. Vaak spannende contrasten. Dingen die je meestal niet samen vindt bij één werkgever. Klein en groot bijvoorbeeld. Je werkt hier namelijk in een compacte en persoonlijke organisatie, maar dan wel aan grootstedelijke uitdagingen. Autonomie grenst aan teamprestatie. En het verbeteren van de samenleving aan het verbeteren van jezelf. Wat jij zoekt, vindt elkaar in Landgraaf. Vandaag dit, morgen dat. Of zelfs tegelijkertijd. Hier doe je het allemaal. Samen met Parkstadgemeenten en Stadsregio bouwen we ook het merk “Parkstad Werkt” uit door deelname aan open dagen bij opleidingen en de organisatie van arbeidsmarktevenementen. Daarnaast blijft de gemeente potentiële medewerkers enthousiast maken door stages en traineeships.

Bevorderen vitaliteit en terugdringen ziekteverzuim
Een belangrijk thema is de vitaliteit van ons personeel en (het terugdringen van) het ziekteverzuim. Het ziekteverzuimpercentage lag de afgelopen jaren boven onze streefcijfers en het landelijk gemiddelde voor de sector overheid. Met name het langdurige ziekteverzuim vormt een groot aandeel van het totale verzuim. In 2023 bestond bijna 70% van het totale verzuim uit langdurig verzuim (6 weken tot en met 3 jaar). Dit verzuim is merendeels niet-werk gerelateerd of een combinatie van werk gerelateerde en niet-werk gerelateerde oorzaken. Leidinggevenden zetten in overleg met de bedrijfsarts en de gezondheidscoach maatregelen in. Daarnaast zetten we in op sport- en gezondheidsactiviteiten en bewustwording om aan de slag te gaan met een gezonde leefstijl om uitval te voorkomen en te beperken. Over de eerste helft van 2024 zien we een daling van het verzuim, mede door de inzet van bovenstaande interventies. 

Aanbesteding personeels- en salarissysteem
In 2024 is gestart met een aanbestedingsprocedure voor een nieuw personeels- en salarissysteem. In deze aanbesteding zijn onder andere de wensen op het gebied van uitbreiding/verbetering van gebruiksmogelijkheden, digitalisering en automatisering van personele processen meegenomen. Deze aanbesteding zal in 2025 geïmplementeerd worden, hetgeen de nodige P&O-capaciteit zal vergen, maar ook de kans biedt om werkzaamheden optimaler te organiseren voor de komende jaren.  

Voorkomen van formatieve onderbezetting
Vanwege het personele verloop en de huidige krappe arbeidsmarkt hebben we de te maken met een formatieve onderbezetting binnen de organisatie. Dit blijkt ook uit de benutting van de personeelsbudgetten. Door deze onderbezetting kunnen in de begroting toegezegde prestaties niet altijd worden gerealiseerd. Er wordt daarom in 2025 net als in 2024 gebruik gemaakt van de mogelijkheid om medewerkers boven formatie aan te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door ruim voor de uitstroom van een pensioengerechtigde medewerker al te starten met de werving en indienstname. Hierdoor is er de mogelijkheid voor kennisoverdracht en bijscholing van de nieuwe medewerker. Daarnaast is dit ook een optie zijn als er twee goede kandidaten zijn die passen binnen onze organisatie terwijl er formatief op dat moment slechts één plek beschikbaar is. Op deze manier kunnen we goede kandidaten voor onze organisatie werven en de prestaties uit de begroting realiseren. Om grip te houden op dit beperkte financiële risico zijn er door het college kaders en beheersmaatregelen vastgesteld voor de organisatie, die periodiek worden gemonitord in de bedrijfsvoeringsrapportages. 

Met betrekking tot personeel zijn de volgende autonome ontwikkelingen verwerkt:
•    Ten behoeve van functiescheiding functie Gegevensbescherming (FG) & Privacy Officer (PO) € 10,5 duizend voor inhuur FG
•    Ten behoeve van de CAO-verhoging WSW structureel € 56 duizend
•    Ten behoeve van materiële verzorging van overgebrachte archieven incidenteel € 48 duizend voor inhuur
•    structurele salarislasten leerlingenvervoer voor 1,4 fte, incl. overhead ad € 134 duizend

Het schaalsalaris personeel stijgt met name door de toename van het aantal fte's met 15 ten opzichte van de primitieve begroting 2024 en de CAO-indexering.

Vanaf 2020 schrijven we weer uren naar projecten. Dat is een verplichting in het BBV. Medewerkers die aan projecten werken registreren de feitelijke bestede uren. De werkelijk geschreven uren naar projecten bedroegen in 2023 € 555 duizend. Voor 2024 en de volgende jaren ramen we jaarlijks € 450 duizend.

Voor een gemeente is het informeren van en het communiceren met onze inwoners, ondernemers en bezoekers een kerntaak.  We maken daarvoor gebruik van een breed palet aan communicatiemiddelen en -kanalen. Social media worden daarin steeds belangrijker in de communicatie met de samenleving. Gemindezake is, naast de digitale nieuwsbrief, een extra eigen communicatiekanaal dat door de samenleving wordt gewaardeerd. Daarnaast willen we steeds vaker in contact treden met onze inwoners om hen te betrekken bij onze werkzaamheden, beleid en besluiten.

In 2024 is gestart met het intensiveren van de samenwerking tussen de Regisseurs burgerparticipatie (voorheen wijkcoördinatoren) en het team communicatie. Dit continueren we in 2025 omdat het bijdraagt aan vroegtijdige en betere communicatie- en participatietrajecten met inwoners.

Als gemeente ontvangen we steeds meer persvragen van verschillende online- en offline media, die worden beantwoord. Daarnaast zetten we in op het signaleren van belangrijke trends en ontwikkelingen die worden betrokken in de communicatieopzet en uitingen. De contacten met onze inwoners en andere stakeholders zijn intensiever en vragen om snellere en kortere doorlooptijden van communicatieactiviteiten. Er wordt sneller en vaker (re)actie vanuit de gemeente verwacht. In de 2e helft van 2024 zijn we gestart met het opstellen van betrokkenheidsprofielen, waarmee we een beter inzicht hebben in de samenstelling van verschillende groepen inwoners en de wijze waarop ze geïnformeerd en betrokken willen worden bij het gemeentelijk beleid. Hier gaan we mee door in 2025. We blijven ook meer experimenteren met beeld, stem, ervaring en beleving om onze boodschappen aan te laten sluiten bij de verschillende doelgroepen.

Hierop worden onder andere de bijdrage aan Omroep Landgraaf en de inzet van papieren communicatiemiddelen verantwoord.

Juridische zaken omvat een scala aan werkzaamheden. De belangrijkste juridische werkzaamheden betreffen interne juridische advisering op alle gemeentelijke taakgebieden inclusief privacy en de afhandeling van bezwaren, beroepen, klachten, Woo-verzoeken, ingebrekestellingen en aansprakelijkstellingen.  In de gemeentelijke beleidsontwikkeling en het besluitvormingsproces zitten vele juridische componenten die we als gemeente kwalitatief goed geborgd willen hebben. Hierin wordt de organisatie ondersteund door het team Juridische Zaken. Daarnaast zorgt het team voor de tijdige behandeling en afhandeling van bezwaren en klachten. Tevens vertegenwoordigt het team de gemeente bij rechtszaken. Zowel de interne adviezen als de afgehandelde zaken dienen de rechterlijke toets te kunnen doorstaan. We vinden het van belang te investeren in de bewustwording van een juridische toets aan de voorkant van een besluitvormingstraject om eventuele problemen in een later stadium te voorkomen. Hiertoe profileert Juridische Zaken zich proactief binnen de organisatie en wordt aandacht besteed aan ongevraagde advisering.

Privacy
Wij geven uitvoering aan onze wettelijke verplichtingen op het gebied van privacy en maken hierbij gebruik van een privacy managementsysteem. Dit stelt ons instaat een plan-do-check-act-cyclus uit te voeren om grip te houden op privacy. Dit zowel voor persoonsgegevens die onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en of Wet politiegegevens (Wpg) vallen. De Wpg eist dat we jaarlijks verantwoording afleggen over de verwerking van persoonsgegevens die hieronder vallen. In 2025 zal er een audit worden uitgevoerd en wordt vervolgens uitvoering gegeven aan de uitkomsten van deze audit.

In 2025 gaan we verder met het beleggen en uitvoeren van de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de beheersmaatregelen en ondersteunen van de afdelingen. Daarnaast zal in 2025 nader aandacht geschonken worden aan AVG trainingen/workshops specifiek op functieniveau maar ook voor nieuwe medewerkers om de bewustwording binnen de organisatie hoog te houden. 

Dit betreft met name proces- en advocaatkosten, vergoedingen leden commissie voor de bezwaarschriften, bijdrage nationale ombudsman en de bijdrage Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC).

Op overheden komt een continue stroom van wetswijzigingen af. Nieuwe inzichten leiden tot nieuwe wetten of aanpassingen van bestaande wetten. En dat leidt weer tot veranderingen in de verplichtingen en taken van overheden. Ook komt er vanuit Europa een behoorlijk pakket aan regels aan die met digitalisering te maken hebben. Samen zorgen ze ervoor dat de informatievoorzieningen toekomstbestendig, veilig en ethisch ingericht kunnen worden. 

Wat voor impact heeft dit op de mensen, informatievoorzieningen, processen en organisatie?
De veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die slim kan inspelen op de vragen die daarmee samenhangen. Voor wat betreft de informatievoorziening blijven we, voortbordurend op de ingeslagen weg en onder regie van het VNG-meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU), gestructureerd toewerken naar een basis informatievoorziening met als leidend principe: collectief inspelen op nieuwe wetgeving, technologie en ontwikkelingen die alle gemeenten aangaan. De digitale transformatie die breed maatschappelijk aan de gang is geeft kansen, doch kent ook risico’s en dilemma’s. Het noodzaakt daarvoor een inrichting waarbij o.a. veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid en transparantie kernwaarden zijn. De focus blijft ook in 2025 liggen op het doorpakken op de ingeslagen weg met de digitalisering, het gefaseerd aansluiten op nieuwe ontwikkelingen en het voldoen aan de (aanstaande) wet- en regelgeving, die veelal een meerjarig implementatietraject kennen.

Naast de voorbereiding en implementatie van wet- en regelgeving alsmede het onderzoek naar technische en innovatieve mogelijkheden, wordt conform jaarplannen uitvoering gegeven aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding. Dit onder meer door de implementatie van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), het implementeren van zaakgericht werken, de digitale toegankelijkheid en de verplichte maatregelen van de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Ook innovatieve ontwikkelingen worden gefaseerd opgepakt en op meerwaarde voor de bedrijfsvoering en dienstverlening onderzocht. Zo staan data gedreven werken en kunstmatige intelligentie (generatieve AI) op de agenda.

Nieuwe Archiefwet (01-01-2026)
De Archiefwet regelt hoe overheidsorganisaties hun informatie moeten bewaren en vernietigen of overdragen aan een archiefbewaarplaats. Hoewel deze informatie in principe openbaar is, kunnen er beperkingen gelden vanwege privacy of geheimhouding. De huidige Archiefwet is verouderd en minder geschikt voor digitale informatie. Daarom heeft het kabinet in november 2021 een voorstel ingediend voor een nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2026 in werking zal treden. 
De Archiefwet levert de basiseisen voor een gezonde informatiehuishouding. Om te voldoen aan zowel de huidige als de nieuwe Archiefwet zijn er in 2024 al verschillende stappen ondernomen. Zo loopt een onderzoek naar deelname in de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg (HCL). Verder wordt gewerkt aan het krijgen van grip op de informatiehuishouding. Zo zullen meer processen zaakgericht ingericht worden. Om de voortgang te bewaken maken wij gebruik van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Onderstaand wordt nog ingegaan op diverse aspecten van de informatiehuishouding.

Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)
Het doel van het kwaliteitssysteem is het structureel te verbeteren van het informatiebeheer, en wel zodanig dat het informatiebeheer (op termijn) voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Op basis van het kwaliteitssysteem wordt ook verantwoording afgelegd aan de toezichthouder, in deze de provincie. Eind mei 2024 is het horizontale toezicht op onze informatie-en archiefbeheer afgerond door de archiefinspectie. Het verslag gaan wij vertalen naar het normenkader in KIDO en die resulteert in een nieuwe 0-meting. Deze meting gaan wij gebruiken om een jaarplan op te stellen met daarin concrete stappen om de informatiehuishouding verder te verbeteren.  

Zaakgericht werken
De Archiefwet verplicht de gemeente om de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging of bewaring van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. 
Ook schrijft de Wet Open overheid voor dat overheidsorganisaties hun informatiehuishouding moeten verbeteren en dat binnen een periode van 8 jaar. Ook gemeente Landgraaf neemt hier stappen in, door:
•    Meerdere processen digitaal- en zaakgericht in te richten in ons centrale Document Management Systeem en in back-officeapplicatie(s) met een koppeling naar onze recordmanagementapplicatie;
•    Grip te krijgen op onze informatie bij uitbesteding van taken door duidelijke afspraken te maken met de uitbestede partij;
•    Middelen te vragen voor de uitrol van processen met zaakgericht werken in ons Zaaksysteem vanaf 2025.

Informatieveiligheid
100% informatieveiligheid bestaat niet, doch met het implementeren van de verplichte BIO-maatregelen (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) wordt, op basis van risicoafweging, de digitale weerbaarheid gefaseerd verhoogd en geborgd. De BIO omvat naast technische maatregelen en procedures ook maatregelen om de bewustwording structureel op peil te houden. De BIO wordt beïnvloed door de uitwerking en vertaling van de EU Netwerk- en Informatiebeveiligingsrichtlijn (NIB2/NIS2) in nationale wetgeving. Er is nog een aantal zaken niet helder. De belangrijkste vragen houden verband met de toepasselijkheid van de richtlijn op Nederlandse gemeenten en hoe dit zich verhoudt tot bestaande structuren als de BIO, de verantwoording over informatieveiligheid via de ENSIA en rol van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) voor gemeenten. De NIS2 wordt momenteel naar Nederlandse wetgeving vertaald. Als gevolg van de evaluatie van de BIO en de komst van de NIB2/NIS2 wordt in 2024 een nieuwe versie van de BIO verwacht. Gezien het feit dat gemeenten nu al een zorgplicht (BIO), een meldplicht (Informatiebeveiligingsdienst, IBD) en toezicht (Eenduidige Normatiek Single Information Audit, ENSIA) hebben zal de impact van NIB2/NIS2 afhankelijk zijn van de mate waarin nu al gedocumenteerd voldaan wordt aan de BIO. Daarom is het cruciaal dat we door blijven gaan met de cyclus van plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen rondom de complete BIO. Hiervoor wordt jaarlijks het informatiebeveiligingsplan opgesteld waarvan de voortgang wordt gemonitord via onze generieke GRC-methodiek (bedrijfsvoeringsrapportage).

Innovatie - Artificial Intelligence
Artificial Intelligence (kunstmatige intelligentie) is een vorm van technologie die zich richt op het reproduceren van menselijk gedrag. AI heeft als doel om complexe taken te automatiseren of te vergemakkelijken door gebruik te maken van algoritmen en geavanceerde technologieën. AI-systemen kunnen gebruikt worden om patronen in gegevens te herkennen, voorspellingen te doen en taken te automatiseren. Bedrijven en organisaties overwegen steeds vaker om AI in te zetten om hun processen te verbeteren, efficiëntie te verhogen en nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Binnen onze organisatie is Generatieve AI interessant om nader te onderzoeken. Generatieve AI is een onderdeel van kunstmatige intelligentie die zich richt op het automatisch produceren (of genereren) van nieuwe inhoud. Omdat de kennis van AI nog (verder) ontwikkeld moet worden binnen de organisatie beginnen we met een AI-Pilot.

Wat is een AI-pilot?
Een AI-pilot is een kleinschalig experiment waarbij je AI-technologieën test in een beperkte context. Het doel is om de impact van AI te begrijpen en te ervaren voordat je grootschalige implementaties overweegt. Tijdens een pilot kun je verschillende AI-modellen, algoritmen en toepassingen uitproberen om te zien hoe ze presteren in jouw specifieke situatie.
Waarom een AI-pilot?
•    Leren en Evalueren: Een pilot stelt je in staat om te leren hoe AI werkt, welke uitdagingen je kunt tegenkomen en hoe je deze kunt overwinnen. Je kunt de resultaten evalueren en beslissen of verdere investering in AI zinvol is.
•    Risicobeheersing: Door klein te beginnen, minimaliseer je de risico’s. Je kunt de impact van eventuele fouten beperken en geleidelijk aanpassingen doen.
•    Draagvlak creëren: Een succesvolle pilot kan draagvlak creëren binnen de organisatie. Het laat zien dat AI-waarde toevoegt en motiveert medewerkers om mee te doen aan de AI-reis.
Een AI-pilot is een waardevolle eerste stap om de kracht van AI te ervaren en te begrijpen. Het helpt je om gefundeerde beslissingen te nemen en je organisatie klaar te stomen voor een AI-gedreven toekomst. Gemeente Landgraaf zal deelnemen aan een of meerdere AI-pilots om hier meer ervaring in op te doen, duidelijk beeld te krijgen van de mogelijk risico’s en het creëren van draagvlak binnen de organisatie.

Datagestuurd werken
Het coalitieakkoord geeft aan dat er een datavisie voor de gemeente moet worden opgesteld. (bron: coalitieconvenant 2022 gemeente Landgraaf)

Wanneer we spreken over een datavisie heeft dat twee uitwerkingsrichtingen:
1.    Hoe kunnen we (de uitvoering van) het beleid met data effectiever en efficiënter ondersteunen? Dit wordt uitgewerkt in de datavisie Datagedreven werken.
2.    Hoe zorgen we in de bedrijfsvoering voor voldoende kwaliteit, betrouwbaarheid, beveiliging en beschikbaarheid van de data? 

Beide uitwerkingsrichtingen zijn van groot belang voor de gemeente. Beide dienen in de datavisie naar voren te komen, maar gezien de verschillende perspectieven worden zij afzonderlijk behandeld. Daarbij is er uiteraard aandacht voor de gebieden en aspecten waar de uitwerkingsrichtingen elkaar raken. Onze gemeente heeft een groot takenpakket. Aan de ene kant zijn er de meer beheersmatige activiteiten als het op peil houden en uitbreiden van onze voorzieningen en de zorgplicht voor (kwetsbare) burgers. Aan de andere kant heeft de gemeente te maken met belangrijke ontwikkelopgaven in verband met belangrijke stedelijke opgaven en de transformatie naar een duurzame gemeente. Deze opgaven vallen samen met de ambitie om de omslag te maken van een krimpende bevolking naar groei.

Om al deze activiteiten binnen de bestaande financiële en personele mogelijkheden te kunnen realiseren en te continueren kan het slim(mer) gebruik maken van de aanwezige data, zowel intern als extern, een belangrijke bijdrage leveren. Door meer gebruik te maken van data kan efficiënter worden omgegaan met de beschikbare personele capaciteit en financiële middelen.

De laatste jaren zien we ook technologische veranderingen met grote impact elkaar steeds sneller opvolgen. Denk aan sociale media of robotisering.
Wij zien dat digitalisering een steeds grotere rol in een ieders leven speelt waardoor er meer data verzameld en gebruikt wordt. Ook de gemeente is een informatie verwerkende organisatie. Mede door de verdergaande digitalisering van processen is er steeds meer data binnen de organisatie beschikbaar.

Datagedreven sturing gaat om de effectiviteit in de opgave en kwaliteit van beleid. Het gaat om intelligentie; doen we de juiste dingen en doen we die goed?
Met datagedreven werken transformeren we ons werk. Het betekent een ontwikkeling naar meer data gestuurd werken, kortere beleidscycli met een nadruk op innovatieve werkwijzen en meer samenwerken en kennisdelen binnen en buiten de organisatie. Daarbij rekening houdend met eisen op het gebied van privacy en ethisch handelen.

M.b.t. informatievoorziening is de volgende autonome ontwikkeling verwerkt:

- t.b.v. de VerSaasing 2025 structureel € 40 duizend

De daling van de lasten en baten hebben voornamelijk betrekking op de transitie van Parkstad-IT (PIT) van een verbonden partij op basis van een centrumgemeente (Heerlen) naar een zelfstandige gemeenschappelijke regeling (GR). Tot die tijd verliep de IT-ondersteuning voor ISD BOL door PIT via Landgraaf. Met ingang van de nieuwe GR is ISD BOL rechtstreeks klant bij PIT waardoor dit deel van de bijdrage aan PIT voor Landgraaf vervalt, evenals de doorbelasting hiervoor vanuit Landgraaf aan ISD BOL. Doordat bij de transitie naar de GR extra lasten voor Landgraaf zijn opgekomen, dalen per saldo de totale lasten in bovenstaande tabel minder dan de wegvallende bijdrage (baten) van ISD BOL.

In bovengenoemde bedragen zijn naast de bijdrage aan PIT ook de overige ICT-kosten verantwoord, alsmede die voor informatiebeveiliging en informatiebeheer & kwaliteitszorg.

De roep om transparantie en openbaarheid van bestuur is de afgelopen jaren sterker geworden.  Om hier uitvoering aan te geven is het belangrijk dat overheidsinformatie zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevindt. Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet vervang de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is om transparantie en openbaarheid bevorderen. In deze paragraaf doen wij verslag van onze beleidsvoornemens. Daarbij richten we ons op de drie pijlers van de Woo:
•    Actieve openbaarmaking
•    Passieve openbaarmaking
•    Verbetering van de informatiehuishouding

De kern van de wet is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om diverse categorieën documenten actief openbaar te maken. Daarnaast kan iedereen altijd vragen om bepaalde informatie (op verzoek) openbaar te maken. Alleen in uitzonderingsgevallen gaat een bijzonder belang vóór openbaarmaking. Ook wordt elk overheidslichaam verplicht om zijn opslag, beheer en verstrekking van gegevens - de zogenaamde informatiehuishouding - in een versneld tempo te verbeteren. Een goed werkende informatiehuishouding is namelijk essentieel voor een transparante overheid conform de Woo. Een open overheid stopt niet bij wet- en regelgeving, maar is in sterke mate afhankelijk van de uitvoering van de wet- en regelgeving. Een goede implementatie en uitvoering van de Woo is daarom essentieel. De implementatie is ook van belang voor de uitvoering van de Omgevingswet en het voldoen aan de AVG.

De implementatie van de Woo vindt stapsgewijs plaats. De Woo noemt 15 categorieën die wij actief openbaar moeten maken Het overgangsrecht regelt dat de start van deze actieve openbaarmaking wordt geregeld in een Algemene Maatregel van Bestuur. De verwachting is dat daarin wordt opgenomen dat de actieve openbaarmaking gefaseerd moet plaatsvinden.  Het college heeft in 2024 een implementatieplan vastgesteld, waarin is opgenomen hoe we de komende jaren stapsgewijs de Woo in onze organisatie implementeren en daarmee gaan voldoen aan het actief openbaar maken van informatie. In 2025 zal er ook duidelijk worden wat de implicaties in organisatorische en financiële zin op de lange termijn zijn voor de uitvoering van de Woo. Hiervoor zijn we ook afhankelijk van de kaders van de Rijksoverheid die nog nader geconcretiseerd moeten worden door het Rijk.  Overigens maken wij diverse zaken al actief openbaar. Denk aan de raadstukken, vastgestelde verordeningen, beleidsregels, organisatiegegevens en dergelijke. 

Voor het behandelen van Woo-verzoeken mogen we geen leges heffen, omdat het algemene belang van openbaarheid niet te zien is als individuele dienstverlening. We zien wel een toename van het aantal Woo verzoeken en de ambtelijke capaciteit die ermee gemoeid is om aan deze verzoeken gehoor te geven. We blijven daarom de kostenontwikkeling van de implementatie van de Woo monitoren. Vooralsnog vangen we dit op binnen de beschikbaar gestelde middelen van de Rijksoverheid.

Vanwege het relatief groot aantal personeelswisselingen in de afdeling gaan we 2025 vooral gebruiken voor het consolideren van de P&C cyclus en het zo snel als mogelijk op vlieghoogte brengen van de vele nieuwe medewerkers. 

Hoofdthema voor 2025 zal zijn de implementatie van een nieuw personeels- en salarissysteem. Die implementatie raakt de gehele afdeling.

De actualisering van de financiële beheersverordening zal mogelijk niet plaatsvinden in 2024 maar pas begin 2025 omdat de bijstelling met de auditcommissie najaar 2024 wordt besproken.

Of het nodig zal zijn om in 2025 een ombuigingsexercitie op te tuigen ter realisatie van een sluitende begroting 2026 in verband met de zware financiële tijden is op dit moment nog niet met zekerheid te zeggen. 

De baten hebben betrekking op de financieel administratieve werkzaamheden en de PSA-werkzaamheden die voor ISD BOL en Het Gegevenshuis worden uitgevoerd. De lasten hebben betrekking op het geldmiddelenbeheer en de salarisadministratie.

Het ambtelijk apparaat van de gemeente Landgraaf is gehuisvest op de volgende 3 locaties:
-    Sweelinckplein 1
-    Voltastraat 22
-    Marconistraat 13

Daarnaast beheert het Facilitair Bedrijf het pand aan Emile Erensplein 55, wat wordt verhuurd aan een externe partij. 

Voor deze locaties, inclusief de deelnemers van het Burgerhoes, wordt gezorgd voor een adequate reguliere interne dienstverlening. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan een interne facilitaire helpdesk, reprografie, catering, conciërge- en bodediensten.

Een efficiënte, effectieve en veilige werkomgeving voor alle medewerkers, met meer aandacht voor vitaliteit.

De veiligheid van de werkomgeving wordt gewaarborgd door de uitvoering van een MOP (meerjaren onderhoudsplan) en MIP (meerjaren investeringsplan). In 2024 heeft er ook een reguliere RI&E plaatsgevonden. 

Door het hybride werken is de bezetting in de ambtelijke gebouwen afgenomen. Tegelijkertijd ontstaan er (mede hierdoor) andere behoeften. Er heeft een onderzoek plaatsgevonden om de huisvesting efficiënter in te zetten. Er is vooral behoefte aan concentratieplekken en innovatieve overlegruimten en ontmoetingsplekken. 

Het verbeteren van de werkplekken blijft in 2025 een continu proces. Door de werkplekken te voorzien van modern meubilair wordt bewegen en het aannemen van een goede houding gestimuleerd. 
Eind 2025 voldoen alle werkplekken aan hybride werken en zijn de concentratieplekken en innovatieve overlegruimten en ontmoetingsplekken gerealiseerd. Deze mutaties vinden plaats binnen de bestaande ruimte en de bestaande budgetten.

In juni 2019 is een start gemaakt met een energiescan. Sinds medio 2020 is het portaal in gebruik. Hierin wordt het energieverbruik gemonitord van alle aansluitingen bij Facilitair bedrijf in beheer zijnde gebouwen. Aan de hand van deze resultaten kan op onverwachte energieverbruiken worden geanticipeerd. In 2025 wordt de nadruk op het monitoren gelegd, om ervoor te zorgen dat het energieverbruik duurzaam en optimaal is en blijft. 

Na een inventarisatie worden vanaf 2024 jaarlijks alle airconditioningssystemen vervangen, tot dat alle installaties weer up-to-date zijn.

De hogere huisvestingslasten in 2023 hebben betrekking op de hogere energielasten voor de ambtelijke gebouwen. Voor het jaar 2024 worden de te verwachten hogere energielasten in het laatste kwartaal van 2024 bepaald en bijgeraamd en daarmee waren deze ten tijde van het opstellen van de begroting 2025 nog niet bekend. Wel is in de begroting 2024 voor de totale gemeentelijke energielasten (alle panden in eigendom, straatverlichting e.d.) een risico van € 375 duizend opgenomen. In de begroting 2025 is voor alle energielasten een autonome ontwikkeling opgenomen van € 365 duizend (zie programma 0) en daarnaast een restrisico van € 270 duizend. Het bedrag voor deze autonome ontwikkeling is als structurele stelpost in de begroting 2025 verwerkt, waardoor het deel hiervan voor de ambtelijke gebouwen niet in bovenstaande tabel is verwerkt.

In bovenstaande tabel worden onder B de volgende posten verantwoord: kantoorverbruiksartikelen, telecommunicatie, inrichting, schoonmaak, catering, repro, archief, postverzorging en BHV.