2.2.2 Bedrijfsvoering

Organisatie & Personeel

Wat willen we bereiken?

De activiteiten/prestaties op het terrein van de PIJCOFAH vallen m.i.v. de begroting 2018 onder het taakveld overhead dat op haar beurt in Landgraaf onderdeel uit maakt van het programma bestuur en ondersteuning. Dat maakt dat de doelen, prestaties, activiteiten, middelen en risico’s op dit terrein (naast alle overige overhead) eigenlijk zouden vallen onder het taakveld overhead en dus het programma (thema) bestuur en ondersteuning. We kiezen er echter voor om die informatie te bundelen in de verplicht op te nemen paragraaf bedrijfsvoering. Dit om herhaling te voorkomen. Ook in deze begroting is een volgende stap gezet om de paragraaf bedrijfsvoering qua lay-out en opbouw te laten aansluiten op de programma’s. Ook wordt over de PIJCOFAH-taken Personeel, Informatievoorziening (en ICT), Juridisch, Communicatie, Organisatie, Financiën en Huisvesting gerapporteerd in deze paragraaf. Omdat de financiële middelen al volledig zijn opgenomen in het programma bestuur en ondersteuning, worden deze hier per onderwerp slechts voor een paar majeure onderdelen specifiek gepresenteerd.

Het is zaak de komende jaren oog te blijven houden voor een personeelsbestand dat zowel in kwantitatief als kwalitatief oogpunt toekomstbestendig is en blijft. Daartoe moeten investeringen worden gedaan in zowel het huidige personeel met aandacht voor mobiliteit, flexibiliteit en persoonlijke ontwikkeling, zodat de kennis en vaardigheden op peil worden gehouden of waar nodig, worden verbeterd. Maar ook moet worden geïnvesteerd in het tijdig aantrekken van personeel.

Doordat in de komende jaren veel oudere medewerkers zullen uitstromen wegens bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd (circa 35 personen in de komende 5 jaar) is het zaak om ons nu al hierop voor te bereiden omdat anders veel kennis en ervaring verloren gaat zonder dat overdracht heeft kunnen plaatsvinden. Er wordt actief vooruitgekeken en actie uit gezet waar nodig om vrijkomende vacatureruimte passend bij de ontwikkeling van de organisatie en taken op te vullen.

In 2021 willen we verder inzetten op competentiemanagement door competentiegericht te gaan sturen. In 2020 is de beleidsnotitie en het reglement over hoe de competenties toegepast kunnen worden bij functioneren en beoordelen vastgesteld. De competenties en de bijbehorende niveaus zijn al eerder vastgesteld. 2021 wordt het eerste volle jaar waarin we met competentiemanagement gaan werken.

Ook in 2021 zal er aandacht blijven voor een goede balans in de opbouw van het personeelsbestand. Op de eerste plaats dienen medewerkers de juiste competenties te hebben om hun functie uit te kunnen voeren. Echter een goede mix in leeftijdsopbouw is ook van belang. In de afgelopen jaren zijn diverse maatregelen genomen om aan verjonging en verduurzaming van het personeelsbestand te werken. Er blijft aandacht voor het aantrekkelijk positioneren van de organisatie voor jonge medewerkers. Zo is vanaf 1 september 2020 weer deelgenomen aan het traineeproject van Richting Zuid. Gedurende een periode van 2 jaar voeren drie verschillende trainees (ieder voor een periode van acht maanden) opdrachten uit voor de gemeente Landgraaf.

Naast focus op een toekomstbestendig personeelsbestand wordt in 2021 verder gewerkt aan de uitwerking van het integraal vitaliteitsbeleid. Eind 2018 hebben de vitaliteitsweken plaatsgevonden voor het personeel. Het personeel heeft hierna ook ideeën aangedragen om de vitaliteit binnen de organisatie te bevorderen. In 2020 zijn de eerste ideeën die zowel budgettair als praktisch gezien haalbaar zijn in de praktijk gebracht. Onder andere meer beweging, maar ook gezonde voeding en bewustwording van leefstijlkeuzes hebben daarbij de aandacht. In 2020 is in dit kader een pilot van een Preventief medisch onderzoek (PMO) en Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) opgestart. Hiervoor is met instemming van het GO budget verkregen uit de IZA-gelden. Als deze pilot succesvol is wordt deze in 2021 verder uitgerold in de organisatie. In 2021 krijgt het vitaliteitsbeleid nog verder vorm met de ondersteuning van de vitaliteitscoördinator en een werkgroep vitaliteit en worden nog meer vitaliteitsideeën uitgevoerd.

Een ander belangrijk thema is (het terugdringen van) het ziekteverzuim. Opvallend is het hoge percentage verzuim in 2018 (6,94 %) en 2019 (7,50 %). Er is met name sprake van langduriger verzuim waarbij er een relatie ligt met de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand. Daarnaast heeft de bedrijfsarts geconstateerd dat er sprake is van een daling van de psychische klachten. Onze norm van maximaal 5% ziekteverzuim zullen we in 2021 naar verwachting nog niet gaan halen, maar we willen ons wel die ambitie opleggen. Het streven is om hier uiterlijk in 2022 weer op uit te komen. De uitvoering van het verzuimbeleid zal aandacht moeten blijven krijgen. P&O zal de leidinggevenden hierbij ondersteunen, bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingen en signaleren op mogelijkheden.
Vanwege het beëindigen van het contract met de arbodienst in 2020 is per 1 januari 2021 een contract met een nieuwe arbodienst gesloten. In samenspraak met de arbodienst wordt gekeken welke stappen gezet kunnen worden om het ziekteverzuim terug te dringen naar maximaal 5%.

Het college heeft via de beleidsalternatieven een aantal personeel gerelateerde autonome ontwikkelingen ingediend. Dit betreft:
- Ophogen capaciteit programma control (€ 30 duizend structureel; eerste jaren € 51 duizend incidenteel)
- Kosten inhuur verplicht aan te wijzen archivaris (€ 10 duizend structureel)
- Uniformering kleding buitendienst (€ 15 duizend structureel)

Ook heeft het college via de beleidsalternatieven een aantal personeel gerelateerde ruimtevragen ingediend. Dit betreft:
- Ophogen capaciteit ontwikkelcoach (€ 121 duizend incidenteel; € 38 duizend structureel)
- Ophogen capaciteit participatiecoach (€ 68 duizend structureel)
- Ophogen capaciteit OOV (€ 76 duizend structureel)

Deze ruimtevragen zijn nog niet gedekt in deze begroting.

 

Omgevingsanalyse

Kengetal historische ontwikkeling Bron 2016 2017 2018 2019
Gemiddelde leeftijd medewerkers Personeelsadministratie 49,7 49,2 49,8 49,3
Verdeling over leeftijds-cohorten Bedrijfsvoerings-rapportage
< 35 jaar 10% 11% 13%
35-45 jaar 19% 16% 19%
45-55 jaar 37% 34% 28%
> 55 jaar 34% 39% 40%
Ziekteverzuim Bedrijfsvoerings-rapportage 4,10% 5,40% 6,90% 7,50%

Doelen

1. Een toekomstbestendig personeelsbestand

Gemiddelde leeftijd

Norm: ≤ 50 jaar

Prestatie-indicator in leeftijdsjaren Norm
Gemiddelde leeftijd 50

Evenredige leeftijdsverdeling personeel

Norm: 15% jonger dan 35 en 38% ouder dan 55 jaar


Wat gaan wij daarvoor doen in 2021?

2. Een gezonde en vitale organisatie

Geïmplementeerde voorstellen vitaliteitsweken

Norm: Aantal 4

Prestatie-indicator in aantallen Norm
Geïmplementeerde voorstellen vitaliteitsweken 4

Ziekteverzuimpercentage

Norm: Percentage afnemend richting 5%

Prestatie-indicator in % Norm
Ziekteverzuimpercentage 5 %

Wat gaan wij daarvoor doen in 2021?

3. Kwalitatieve advisering, ondersteuning en beleidvorming op gebied van P&O

Wat gaan wij daarvoor doen in 2021?

4. Competentiegericht sturen

Wat gaan wij daarvoor doen in 2021?

Wat mag het kosten?

(x € 1.000)
Omschrijving 2019 2020 2021 2022 2023 2024
Saldo personeel (A-B-C-D-E-F) -22.501 -22.608 -23.223 -23.495 -23.756 -24.114
A. Vergoeding (baten) personeel + bijdragen derden 211 271 237 238 238 238
B. Salarislasten eigen personeel 19.297 20.053 20.590 20.846 21.126 21.464
B1. Schaalsalarissen huidig personeel 18.115 18.810 19.287 19.512 19.765 20.076
B2. schaalsalarissen bestuur + voormaligen 1.182 1.243 1.303 1.334 1.361 1.388
C. Personeelslasten van derden 2.124 1.597 1.664 1.687 1.668 1.688
C1. Uitzendkrachten en detacheringen 1.452 966 1.013 1.036 1.017 1.037
C2. WSW 672 631 651 651 651 651
D. Studiekosten 441 314 289 289 289 289
E. Overige centrale personeelsbudgetten 435 537 516 516 516 516
F. Overige decentrale personeelsbudgetten 415 378 401 395 395 395

- Vanaf 2020 is op post B1 o.a. de structurele dekking team Jeugd KCC verwerkt.
- Het budget onder C1 is grotendeels bepaald uit een risico-opslag (4,7%) op het budget “Schaalsalarissen huidig personeel”. De stijging vanaf 2021 t.o.v. 2020 vloeit o.a. voort uit de inzet van trainees.
- Onder E worden de volgende budgetten verantwoord: werving & selectie, secundaire arbeidsvoorwaarden, werkkostenregeling, functiewaarderingen, intern mobiliteitsbureau, arbozaken en organisatieontwikkeling.
- Onder F wordt o.a. verantwoord: overwerkvergoedingen, beloningsdifferentiatie, overige secundaire arbeidsvoorwaarden, stagiaires, WW-lasten en ZW-inkomsten.

Wat zijn de risico's

Nr. Majeure risico’s Beheersmaatregel 2020 2021 2022 2023
1 Onvoldoende toekomstbestendig personeelsbestand Tijdig werven personeel vóór uitstroom pensioengerechtigden pm pm pm pm
2 Tekort op salarissen i.v.m. raming max-1 Monitoren salaris-uitputting en gedurende het jaar tijdig bijstellen. Jaarlijks beoordelen handhaafbaarheid raming max-1 en zo nodig raming opwaarts bijstellen bij nieuwe begroting 2022 515 515 515 515
Totaal risicobedrag 515 515 515 515

Toelichting risico's

1.
De taken van de overheid veranderen en tegelijkertijd is het niet altijd gemakkelijk om kwalitatief goed personeel te werven voor de specifieke taken. Het is van belang om de organisatie aantrekkelijk te maken en houden voor nieuw personeel. Ook zal een relatief groot deel van het personeel de komende jaren gaan uitstromen vanwege bereiken pensioengerechtigde leeftijd. Het wordt lastig om dit verlies aan kennis en ervaring in zo’n korte tijd op te vangen. Er moet tijdig gekeken worden hoe deze plekken opgevuld kunnen worden. De gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand binnen Landgraaf is 49,3 jaar. Zouden er geen maatregelen genomen worden dan loopt dit op naar boven de 50. Verdere actie blijft noodzakelijk (lees uitstroom ouderen en instroom jongeren), want anders neemt de gemiddelde leeftijd alsnog verder toe.

2.
Door het ramen van de salarislast op basis van max-1 (sinds begroting 2020) is er minder salaris/inhuurbudget beschikbaar van bijna € 515.000. Om de ramingen van de salarislasten consistent te laten verlopen dient max-1 op alle functies toegepast te worden. Gedurende de periode 2015-2019 is er een overschot geweest op de personele lasten van de diverse afdelingen van respectievelijk € 341.000, € 183.000, € 519.000 en € 401.000. Deze jaren had het overschot dus slechts 1x de omvang van de nu in te zetten ruimtecreatie. Hierdoor lopen we een zeer hoog risico (100%) dat we te maken krijgen met een tekort op de salarisraming, maar dit kan nog worden bijgesteld in de loop van 2021. Wij kiezen daarom voor een kans-inschatting van zeer hoog (100%). Dat is een verhoging t.o.v. 2020 omdat wij zien dat er stevig bijgestuurd moet worden om dit risico te beteugelen.

Communicatie

Wat willen we bereiken?

Het jaar 2020 heeft wat gemeentelijke communicatie betreft voor een groot deel in het teken van corona gestaan. Dit heeft een flink beslag gelegd op het team communicatie, waardoor de doelstellingen die we voor 2020 hadden, blijven staan voor 2021. We borduren dan voort op hetgeen we in 2020 op deze gebieden in gang hebben gezet, zoals doorontwikkeling naar aanleiding van de enquête over de gemeentelijke informatievoorziening.
We zetten in op:
- Doorontwikkeling van digitale en sociale media;
- Inzet op de best passende informatievoorzieningskanalen binnen het financiële kader;
- Versterken van de interactie met de inwoners;
- Profileren van Landgraaf als gemeente waar het goed leven, werken en recreëren is;
- Doorvoeren van herkenbaarheid en branding van Landgraaf in alle uitingen.

Het college heeft via de beleidsalternatieven een ruimtevraag ingediend ten behoeve van het kunnen continueren van het papieren medium Gemindezake. Dit betreft een bedrag van € 50 duizend structureel.
In deze begroting is voor deze ruimtevraag nog geen dekking opgenomen. Indien hier door de raad geen ruimte voor gegeven kan worden, betekent dat dat de Gemindezake stopt met ingang van 2021 en de gemeente geen papieren communicatiemiddel meer uit kan brengen.

Doelen

1. Communicatie verzorgen naar inwoners, media en stakeholders

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

2. Advisering en ondersteuning van bestuur en (beleids)afdelingen

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

3. Meer interactie met de inwoners bewerkstelligen via diverse platforms

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

4. Investeren op profilering, doorvoeren van herkenbaarheid en branding

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

Wat mag het kosten?

(x € 1.000)
Omschrijving werkelijk 2019 verwacht 2020 raming 2021 raming 2022 raming 2023 raming 2024
A Lasten 114 116 69 69 69 69
Dit betreft met name de bijdrage aan Omroep Landgraaf, uitzendingen raadsvergaderingen, kabelkrant en uitgifte en verspreiding Gemindezaken. Het verschil vanaf 2021 komt doordat de ruimtevraag voor laatstgenoemde post nog niet in de cijfers verwerkt is.

Wat zijn de risico's

In dit onderdeel zijn geen majeure risico’s aanwezig.

Juridische zaken (inclusief privacy)

Wat willen we bereiken?

Juridische zaken omvat een scala aan werkzaamheden. De belangrijkste juridische werkzaamheden betreffen interne juridische advisering op alle gemeentelijke taakgebieden inclusief privacy en de afhandeling van bezwaren, beroepen, aansprakelijkstellingen, klachten, WOB-verzoeken en ingebrekestellingen.

In de gemeentelijke beleidsontwikkeling en het besluitvormingsproces zitten vele juridische componenten die we als gemeente kwalitatief goed geborgd willen hebben. Hierin wordt de organisatie ondersteund door het team juridische zaken. Daarnaast zorgt het team voor de tijdige behandeling en afhandeling van bezwaren en klachten. Tevens vertegenwoordigen zij de gemeente bij rechtszaken. Zowel de adviezen als de afgehandelde zaken dienen de rechterlijke toets te kunnen doorstaan.
We vinden het van belang te investeren op de bewustwording van een juridische toets aan de voorkant van een besluitvormingstraject om eventuele problemen in een later stadium te voorkomen. Hiertoe zal juridische zaken zich pro-actief profileren binnen de organisatie en meer aandacht gaan besteden aan ongevraagde advisering.

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vanaf 25 mei 2018 van toepassing op de gemeentelijke bedrijfsvoering. De jaren 2018 en 2019 hebben hoofdzakelijk in het teken gestaan van het implementeren van de AVG. In 2020 heeft een verschuiving plaats gevonden richting de beheerfase. Ter ondersteuning van de beheerfase is er een privacy managementsysteem ingericht waarmee de plan-do-act-check-cyclus wordt geborgd en dat tegelijkertijd bijdraagt aan de verbetering van het privacy-volwassenheidsniveau van de gemeente. 2021 zal het eerste jaar zijn waarin het privacy managementsysteem volledig operationeel is.

Doelen

1. Er wordt kwalitatief goede juridische ondersteuning geboden op alle gemeentelijke taakgebieden.

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

2. De juridische procedures worden binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

3. Bewustwording van juridische aspecten binnen de organisatie wordt vergroot.

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

4. De privacy is gewaarborgd (AVG).

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

Wat mag het kosten?

(x € 1.000)
Omschrijving 2019 2020 2021 2022 2023 2024
A Saldo juridisch (A1-A2) -103 -97 -97 -97 -97 -97
A1 Baten juridisch 12 0 0 0 0 0
A2 Lasten juridisch 115 97 97 97 97 97
Dit betreft met name proces- en advocaatkosten, vergoedingen leden commissie voor de bezwaarschriften, bijdrage nationale ombudsman, bijdrage Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC).

Wat zijn de risico's

(x € 1.000)
Nr. Majeure risico’s Beheersmaatregel 2021 2022 2023 2024
1 Bestuurlijke boete bij niet voldoen aan AVG Sturen op afspraken inzake werken conform regelgeving AVG 60 60 60 60

Toelichting risico's

1.
De AVG kent twee boetecategorieën. De eerste boetecategorie ziet toe op overtredingen die in strijd zijn met bepaalde AVG-verplichtingen. De maximale bestuurlijke boete die hiervoor opgelegd kan worden, bedraagt € 10 miljoen per overtreding. De tweede boetecategorie ziet toe op overtredingen die in strijd zijn met de grondbeginselen en/of grondslagen van de AVG. Deze overtredingen kunnen een stuk zwaarder worden bestraft, namelijk tot maximaal € 20 miljoen per overtreding. Op basis van jurisprudentie is de inschatting dat voor Landgraaf het maximale risico € 600 duizend is. In het kader van deze risico-inventarisatie laten we het oude bedrag van € 10 miljoen dus bewust los. Feitelijk is € 600 duizend het maximale risico waarbij de kans dat zich dit voor doet zeer klein wordt geacht.

Ontwikkeling van de informatievoorziening

Wat willen we bereiken?

Niet alleen de overheid, maar de hele maatschappij gaat versneld digitaal. Organisaties binnen iedere sector hebben vanaf maart 2020, door het ingaan van de intelligente lockdown, een transformatie meegemaakt op het gebied van digitalisering. Geen sector en geen beroepsgroep is hierbij onaangeraakt gebleven. De revolutie die het corona virus heeft ingezet is onomkeerbaar. Onze premier voorspelde het begin april al en menig functionaris betrokken bij de informatievoorziening voelde dit al lange tijd aankomen. De digitale transformatie van de maatschappij is nu volop in beweging!
Hoe dan nu verder? Digitale informatievoorziening is de nieuwe motorolie. Meer mensen dan ooit tevoren ontdekken de voordelen van digitaal werken, digitaal bijeenkomen, digitaal ontmoeten, het digitaal informeren en het digitaal zakendoen. Digitaal is de standaard geworden van onze economie en legt een nieuwe basis onder het fundament van onze samenleving.
Waren we niet al jaren bezig met het leggen van een fundament onder de informatiehuishouding?
Zeker, gemeenten werken al jaren samen aan opvolgende uitvoeringsprogramma’s van de VNG om de informatiehuishouding te laten voldoen aan wet- en regelgeving, maatschappelijke en technische ontwikkelingen. De uitdagingen hierin zijn zo omvangrijk en ook overeenkomstig dat deze nu vastgelegd zijn in een meerjarenprogramma 2020-2024 onder de titel “De Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU)”. Ook al zijn alle 355 gemeenten uniek, veel van hun taken en opgaven zijn vergelijkbaar. Via de GGU werken gemeenten samen in de uitvoering van hun taken, met als leidend principe: collectief inspelen op nieuwe wetgeving, technologie en ontwikkelingen die alle gemeenten aangaan.

Digitalisering en optimalisering van de bedrijfsvoering en dienstverlening is een continu proces dat onder regie van aanstaande wetgeving en onder uitvoering van het meerjarenprogramma een stappen zet naar een transparante en dienstbare overheid. Zo zal de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Het doel hiervan is overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De kern van de wet is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om diverse categorieën documenten actief openbaar te maken. Ook de nieuwe Archiefwet 2021 zal als vervanger van de Archiefwet 1995 er voor zorgen dat het digitale informatiebeheer gemakkelijk te begrijpen en toe te passen is. Hierbij zullen centrale begrippen van de huidige Archiefwet 1995, waaronder overbrenging, waardering, selectie en vernietiging alsmede goede, geordende en toegankelijke staat blijven bestaan.

Via de beleidsalternatieven is een tweetal autonome ontwikkelingen ingediend. Dit betreft:
- Het ICT-plan op gebied van archiefwet (digitale opslag, incidenteel € 10 duizend, structureel € 38 duizend) en key2control (aantonen rechtmatigheidsverklaring, structureel € 17 duizend)
- Digitaal stelsel omgevingswet: betreft noodzakelijke overstap naar nieuwe applicaties (oplopend van € 59 duizend in 2021 tot € 91 duizend vanaf 2022.

Ook heeft het college via de beleidsalternatieven een ruimtevraag ingediend. Dit betreft:
- Diverse projecten vanuit het ICT-plan (incidenteel € 10 duizend, structureel € 28,5 duizend.
Deze ruimtevraag is nog niet gedekt in deze begroting.

Doelen

1. De kwaliteit en duurzaamheid van de informatie gegarandeerd wordt (nieuwe Archiefwet)

1.1 Aangesloten op e-depot

Norm: Eind 2021 gereed


1.3 Uitgevoerd archiefbeheer n.a.v. verkorte overbrengingstermijn

Norm: Eind 2023 gereed


1.4 Uitgevoerd jaarplan KIDO

Norm: Eind 2021 gereed


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

2. De informatiebeveiliging op orde is (ENSIA en BIO)

2.1 Uitgevoerd jaarplan informatiebeveiliging 2020-2021

Norm: Eind 2021 gereed


2.2 Gerealiseerde verbetermaatregelen ENSIA uit de evaluatie 2020

Norm: Eind 2021 gereed


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

3. De informatievoorziening actief openbaar wordt gemaakt (Woo)

3.1 Opgesteld plan van aanpak implementatie Woo

Norm: Eind 2021 gereed


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

4. Ervaring opgedaan wordt met data-gestuurd werken

4.2 Gerealiseerde sociale wijkkaart

Norm: Eind 2021 gereed


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

5. Een meerjarig ICT-plan voorhanden is

5.1 Geactualiseerd ICT-plan

Norm: 1e kwartaal 2021 gereed


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

Wat mag het kosten?

(x € 1.000)
Omschrijving 2019 2020 2021 2022 2023 2024
Saldo ICT -1.713 -1.737 -2.145 -2.058 -2.111 -2.092
Baten ICT 383 381 449 456 465 473
Lasten ICT 2.096 2.118 2.594 2.514 2.576 2.565
De stijging in 2020 en 2021 zit voornamelijk in de bijdrage PIT die gebaseerd is op het nieuwe verrekenmodel en bij wie we het applicatiebeheer gaan beleggen. Daarnaast is de autonome ontwikkeling m.b.t. het ICT-plan hierin opgenomen.

Wat zijn de risico's

(x € 1.000)
Nr. Majeure risico’s Beheersmaatregel 2021 2022 2023 2024
1 Niet voldoen aan archiefwet en -regelgeving Maatregelen KPI-jaarplan 2021 pm pm pm pm
2 Onvoldoende toegankelijkheid van overheidsinformatie Implementatieplan actieve openbaarmaking pm pm pm pm

Toelichting risico's

1.
Het onvoldoende borgen van de duurzaamheid van de informatievoorziening kan een grote impact hebben op de dienstverlening en de bedrijfsvoering. De kans op ingrijpen door de provincie en het risico op kostbare hersteloperaties nemen toe.
2.
Overheidsinformatie dient actief openbaar gemaakt te worden. Als je als gemeente dit niet in orde hebt voldoe je niet aan de wet- en regelgeving en ben je als gemeente ook niet transparant. Dit veroorzaakt imagoschade.

Planning & Control

Doelen

1. Een structureel en reëel meerjarig evenwicht 2021-2024.

1.1 Jaarstukken 2020

Norm: Gereed 15 juli 2021


1.2 Begroting 2022

Norm: Gereed 15 november 2021


1.3 Kadernota 2022

Norm: Gereed op 1 juli 2021


1.4 Tussenrapportage 2021

Norm: Gereed 1 september 2021


1.5 Slotrapportage 2021

Norm: Gereed 30 december 2021


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

2. Een weerstandsvermogen dat over de gehele periode 2021-2024 groot genoeg is om de risico’s af te kunnen dekken.

2. Geïmplementeerd nieuw P&C-systeem (opvolger Navigus)

Norm: Gereed 1 juni 2021


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

3. Repressief toezicht vanuit de provincie behouden voor de komende jaren.

3. Geïmplementeerde modules rechtmatigheid key2control

Norm:  Gereed 1 juni 2021


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

4. Een planning en control systeem dat in 2022 is gemoderniseerd en afgestemd op de wensen en mogelijkheden van de hedendaagse tijd.

4. Verbeterde end-user faciliteit FMS

Norm:  Gereed 31 december 2021


6.1 Verbeterd % contractenadministratie

Norm: > % 2019


6.2 Doorlooptijd facturen

Norm: < 30 dagen

Prestatie-indicator in dagen Norm
6.2 Doorlooptijd facturen 30

7. Achterstand 2020 ingelopen voor vaststelling jaarstukken 2021

Norm: Gereed 1 Juni 2022


Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

5. Kwetsbaarheid financiële functie is in 2022 opgelost.

Wat willen we bereiken?

Zoals ook al in de begroting 2020 aangekondigd willen we uiterlijk in 2022 ons planning en control systeem volledig hebben gemoderniseerd. Het financieel kader is als we de gestelde targets van 2020, waaronder de nota’s financiering, invordering en risicomanagement en weerstandsvermogen, halen volledig geactualiseerd.

Door omstandigheden buiten onszelf zijn we er definitief niet in geslaagd het bestaande systeem te vervangen. Wel is het gelukt ons huidige pakket in de ‘cloud’ te zetten waardoor we een groot risico hebben opgelost. Daarom zal 2021 volledig in het teken staan van het optimaliseren van het huidige financiële systeem in afstemming met de nieuwe eigenaar/leverancier van dit systeem en het implementeren en operationaliseren van het vervangende systeem voor de planning en control processen. Die aanbesteding is medio 2020 opgestart en zal operationeel dienen te zijn in de loop van 2021 teneinde de planning en control producten met dit systeem te kunnen opmaken. Streven hierbij is om de producten van de planning en control op termijn meer modulair en digitaal aan te bieden aan de raad zodat we afscheid kunnen nemen van de dikke hardkopie boekwerken.
Daarnaast zal 2021 vooral in het teken staan van het inrichten van de betrouwbare rechtmatigheidsverklaring die het college in 2021 dient af te geven. Dit is m.i.v. 2021 wettelijk verplicht.
Wat we verder hopen te bereiken is dat we de kwaliteit van ons risicomanagement naar een nog hoger niveau weten te tillen zodat we tijdig mogelijk dalende structurele Rijksuitkeringen a.g.v. de covid-19 crisis oppikken en de raad kunnen adviseren om bij te sturen, ook als daar structurele ombuigingen voor nodig zijn. Daarmee moet het lukken om de status van repressief toezicht te behouden ook in deze financieel onzekere tijden.

Prestatie indicatoren voor 2021

Prestatie indicatoren voor 2021 Norm
1.1 Jaarstukken 2020 15 juli 2021
1.2 Begroting 2022 15 november 2021
1.3 Kadernota 2022 1 juli 2021
1.4 Tussenrapportage 2021 1 september 2021
1.5 Slotrapportage 2021 30 december 2021
2 Geïmplementeerd nieuw P&C-systeem (opvolger Navigus) 1 juni 2021
3 Geïmplementeerde modules rechtmatigheid key2control 1 juni 2021
4 Verbeterde end-user faciliteit FMS 31 dec 2021
6.1 Verbeterd % contractenadministratie > % 2019
6.2 Doorlooptijd facturen < 30 dagen
7 Achterstand 2020 ingelopen voor vaststelling jaarstukken 2021 1 Juni 2022

Wat mag het kosten?

x € 1.000
Omschrijving 2019 2020 2021 2022 2023 2024
A Saldo PenC -88 -78 -79 -81 -84 -82
A1 Baten PenC 23 28 29 30 30 31
A2 Lasten PenC 111 106 108 111 114 113
De baten hebben betrekking op de Financieel administratieve werkzaamheden en de PSA-werkzaamheden die voor ISD-BOL en Het Gegevenshuis worden uitgevoerd. De lasten hebben betrekking op het geldmiddelenbeheer en de salarisadministratie.

Wat zijn de risico's

(x € 1.000)
Nr. Majeure risico’s Beheersmaatregel 2021 2022 2023 2024
1 Vertraging aanbesteding en implementatie nieuw P&C-systeem Capaciteit vrijgemaakt om proces te trekken. nvt nvt nvt nvt
2 Vertraging aanlevering stukken in het bijzonder de JR Sturing vanuit opdrachtgever op halen deadlines accountant. nvt nvt nvt nvt
Totaal risicobedrag

Toelichting risico's

1.
Door de functie van senior PenC vroegtijdig te vervangen is overlap in functiebezetting mogelijk geworden en kunnen we de extra ‘’eigen’’ zeer ervaren capaciteit inzetten voor deze implementatie.

2.
De afgelopen jaren hebben we telkens problemen gehad om de jaarstukken tijdig op te leveren. De oorzaak hierbij lag vooral in het capaciteitstekort van de controlerend accountant en de toenemende eisen die gesteld worden door de AFM aan de dossiervorming bij de accountant. We hebben hiertoe telkens een gedetailleerde planning opgesteld in afstemming met de accountant en de auditcommissie. Desalniettemin is de planning telkens niet gehaald waardoor er enorm druk is komen te staan op de capaciteit in de P&C-afdeling. Door samen met de griffie veel strakker te sturen op de mijlpalen van de planning kunnen we herhaling voorkomen. In 2020 is dit met de nieuwe accountant wel goed gelukt. Dit risico blijft aanwezig en dus blijft extra monitoring gewenst.

Huisvesting & services

Het ambtelijk apparaat van de gemeente Landgraaf is gehuisvest op de volgende 4 locaties:
- Sweelinckplein 1
- Voltastraat 22
- Emile Erensplein 55
- Marconistraat 13

Voor deze locaties, inclusief de deelnemers van het Burgerhoes, zorgen we voor een adequate reguliere interne dienstverlening. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan onze interne helpdesk, reprografie, catering, conciërge- en bodediensten.

Wat willen we bereiken?

Een efficiënte, effectieve en veilige werkomgeving voor alle medewerkers, met meer aandacht voor vitaliteit. Door het inzetten van modern meubilair wordt bewegen en het aannemen van een goede houding gestimuleerd. Verder pakken we de laatste knelpunten op, welke uit de RIE zijn gekomen. De knelpunten met risicoklasse hoog zijn afgerond. Er staan op dit moment nog 13 knelpunten open met risicoklasse matig. Vanaf het jaar 2017 tot aan het moment van opstellen van deze paragraaf zijn 89 zit-sta bureaus geplaatst. In 2021 zullen wij dit verder uitbreiden. In juni 2019 zijn we begonnen met een energiescan. Op dit moment wordt gewerkt aan een portaal. Hierin kunnen we het verbruik monitoren, van alle aansluitingen van de bij Facilitair bedrijf in beheer zijnde gebouwen. Aan de hand van deze resultaten kunnen we op onverwacht energieverbruik anticiperen.

Doelen

1. Duurzame huisvesting.

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

2. Meer aandacht voor vitaliteit en stimuleren van bewegen en aannemen van een goede houding.

2. Vervangen huidig meubilair, waar nodig

Norm: 35% werkplekken innovatief

Prestatie-indicator in % Norm
2. Vervangen huidig meubilair, waar nodig 35 %

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

3. Arbo-technisch goede werkplekken voor alle medewerkers.

3.1 Knelpunten met risicoklasse hoog en laag zijn opgelost

Norm: 100%

Prestatie-indicator in % Norm
3.1 Knelpunten met risicoklasse hoog en laag zijn opgelost 100 %

3.2 Knelpunten met risicoklasse matig opgelost

Norm: 50%

Prestatie-indicator Norm
3.2 Knelpunten met risicoklasse matig opgelost 50 %

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

4. Inzicht krijgen in het energieverbruik, om op onverwacht energieverbruik te anticiperen.

Wat gaan we daarvoor doen in 2021?

Wat mag het kosten?

(x € 1.000)
Omschrijving 2019 2020 2021 2022 2023 2024
Saldo Huisvesting & services (A+B) -1.458 -1.425 -1.450 -1.448 -1.450 -1.444
A Saldo Huisvesting (A1-A2) -783 -804 -806 -807 -808 -807
A1 Baten huisvesting 219 213 216 220 223 223
A2 Lasten huisvesting 1.002 1.017 1.022 1.027 1.031 1.030
B Saldo Services (excl. ICT) (B1-B2) -675 -621 -644 -641 -642 -637
B1 Baten Facilitair 132 124 126 126 126 126
B2 Lasten Facilitair 807 745 770 767 768 763
Onder B worden de volgende posten verantwoord: kantoorverbruiksartikelen, telecommunicatie, inrichting, schoonmaak, catering, repro, archief, postverzorging en BHV.

Wat zijn de risico's

(x € 1.000)
Nr. Majeure risico’s Beheersmaatregel 2020 2021 2022 2023
1 Uitval medewerkers door slechte houding en/of te weinig bewegen Vervangen delen meubilair iom arbo-coördinator met als onderlegger het arbobeleidsplan. pm pm pm pm
2 Onvoldoende veiligheid en welzijn medewerkers Uitvoeren RIE pm pm pm pm

Toelichting risico's

Indien niet ingespeeld wordt op de vitaliteit van de medewerkers, waarbij beweging en het stimuleren van een goede houding belangrijk zijn, kan dit leiden tot meer uitval van medewerkers.

Indien knelpunten die vanuit de RIE geconstateerd zijn niet opgelost worden, kan dit zorgen voor onvoldoende veiligheid en welzijn van de medewerkers.