De veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die slim kan inspelen op de vragen die daarmee samenhangen. Voor wat betreft de informatievoorziening zijn we, voortbordurend op de ingeslagen weg en onder regie van het VNG-meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) gestructureerd aan het toewerken naar een basis informatievoorziening met als leidend principe: collectief inspelen op nieuwe wetgeving, technologie en ontwikkelingen die alle gemeenten aangaan. De digitale transformatie die breed maatschappelijk aan de gang is geeft kansen, doch ook risico’s en dilemma’s. Het noodzaakt daarvoor een inrichting waarbij o.a. veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid en transparantie kernwaarden zijn.
Wet open overheid (Woo)
De roep om transparantie en openbaarheid van bestuur is de afgelopen jaren sterker geworden. Als overheidsinformatie zich niet in goede, geordende en toegankelijke staat bevindt, dan wordt het problematisch om transparant te zijn over het overheidshandelen. De in 2021 gestarte verkenning van de inmiddels op 1 mei 2022 in werking getreden “Wet open overheid (Woo)” zal transparantie en openbaarheid bevorderen. Vanwege de organisatiebrede consequenties op de verplichte verbetering van de informatiehuishouding wordt onderstaand dieper ingegaan op het implementatietraject dat meerdere jaren zal duren. De kern van de wet is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om diverse categorieën documenten actief openbaar te maken. Ook wordt elk overheidslichaam verplicht om zijn opslag, beheer en verstrekking van gegevens - de zogenaamde informatiehuishouding - in een versneld tempo te verbeteren. Een goed werkende informatiehuishouding is namelijk essentieel voor een transparante overheid conform de Woo. Een open overheid stopt niet bij wet- en regelgeving, maar is in sterke mate afhankelijk van de uitvoering van de wet- en regelgeving. Een goede implementatie en uitvoering van de Woo is daarom essentieel.
Naar verwachting zal PLOOI (platform open overheidsinformatie) begin 2023 worden opengesteld voor aansluiting en aanlevering van een of meer informatiecategorieën van de Woo. Gestart wordt met een lerende aanpak van de volgende 4 categorieën:
- bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend;
- vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden;
- convenanten;
- Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie.
De implementatiestrategie, kamerbrief van 8 juli 2022 inzake de voortgang implementatie Wet open overheid, komt in hoofdlijnen op het volgende neer:
- Fasering vindt primair plaats op basis van informatiecategorie,
- Er wordt stapsgewijs te werk gegaan: er wordt van tevoren geen totaalvolgorde of -tijdpad voor alle informatiecategorieën vastgelegd. In 2023 wordt op basis van ervaringen getracht een totaalplanning op te stellen,
- Als aansluitstrategie op het platform wordt hierbij gehanteerd dat bestuursorganen die technisch en organisatorisch klaar zijn voor aansluiting en aanlevering, worden aangesloten in volgorde van aanmelding.
Nieuwe Archiefwet
De nieuwe Archiefwet als vervanger van de Archiefwet 1995 zal ervoor zorgen dat het digitale informatiebeheer volledig is toegespitst op het digitale tijdperk, gemakkelijker te begrijpen en toe te passen is. Deze nieuwe archiefwet treedt later in werking dan eerder beoogd, doch centrale begrippen van de huidige Archiefwet 1995, waaronder overbrenging, waardering, selectie en vernietiging alsmede goede, geordende en toegankelijke staat zullen blijven bestaan. De Archiefwet levert de basiseisen voor een gezonde informatiehuishouding, waarbij de inwerkingtreding van de wet vooralsnog is voorzien in 2024. De noodzakelijke voorbereidingen daarop lopen reeds.
Data
Het belang van data wordt steeds breder onderschreven en is daarmee ook een pijler van het VNG uitvoeringsprogramma GGU. Naast eigen pilots om ervaringen op te doen, onderzoekt Landgraaf ook regionale initiatieven. Waarstaatjegemeente, Brightlands servicelabs, samenwerking Urban Data Center (UDC) met het CBS, informatie uit de gemeenschappelijke regelingen ed. zijn belangrijke bronnen om het potentieel van data en informatie te kunnen benutten.
Naast de voorbereiding en implementatie van bovenstaande wet- en regelgeving alsmede het onderzoek naar technische en innovatieve mogelijkheden, wordt conform jaarplannen uitvoering gegeven aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding. Dit o.a. door de implementatie van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), het implementeren van zaakgericht werken, de digitale toegankelijkheid en de verplichte maatregelen van de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Onderstaand wordt nog ingegaan op diverse aspecten van de informatiehuishouding.
Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)
Het doel van het kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer structureel te verbeteren, en wel zodanig dat het informatiebeheer op termijn voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Een kwaliteitssysteem is het hulpmiddel om werkzaamheden te analyseren, uitkomsten te meten en verbetermogelijkheden te bepalen.
Zaakgericht werken
Vanuit de archiefwet is de gemeente verplicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Het digitaal werken stelt eisen aan de inrichting van de informatiesystemen. Enkele jaren geleden gestart met het zaakgericht archiveren van processen waarvoor geen processysteem (applicatie) beschikbaar is, vinden momenteel de voorbereidingen plaats om de doorontwikkeling hiervan naar zaakgericht werken te organiseren. Inmiddels zijn diverse applicaties gekoppeld aan ons centrale Document Management Systeem. Dit in het kader van de omgevingswet, doch ook de verbetering van onze dienstverlening, alsmede de pilot van de gehandicapten parkeerkaart (GPK) tbv de processen binnen de WMO. Met de Woo in het vooruitzicht dient de digitalisering en de verbetering van onze informatiehuishouding georganiseerd te worden. De daarvoor benodigde inrichting van ons zaaksysteem (DMS) met koppelingen naar de applicaties is in volle gang. Het zaakgericht archiveren gaat hiermee over in zaakgericht werken.
Digitale Toegankelijkheid
Vanuit het principe dat “Ieder mens het recht heeft om te leven als ieder ander en mee te doen in de maatschappij” worden eisen gesteld aan de digitale voorzieningen, immers in onze samenleving kun je bijna niet meer zonder het internet en computers. Deze eisen zijn opgenomen in het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid en gelden voor de websites en apps waarvoor onze gemeente verantwoordelijk en/of bij betrokken is. Gefaseerd wordt de informatiehuishouding daarop ingericht en aangepast.
Informatieveiligheid
100% veiligheid bestaat niet, doch met het implementeren van de verplichte BIO-maatregelen wordt, op basis van risicoafweging, de digitale weerbaarheid structureel verhoogd. De BIO omvat naast technische maatregelen en procedures ook maatregelen om de bewustwording structureel op peil te houden.
Jaarlijks wordt middels de ENSIA-methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) verantwoording afgelegd over onze informatiehuishouding. Ook wordt jaarlijks het informatiebeveiligingsplan opgesteld waarmee we uitvoering geven aan het verhogen van de digitale weerbaarheid. Dit uitvoeringsplan wordt door de directie vastgesteld en de voortgang daarvan wordt gemonitord via de bedrijfsvoeringsrapportage.
Informatiehuishouding
De focus blijft ook in 2023 liggen op het doorpakken op de ingeslagen weg met de digitalisering, het gefaseerd aansluiten op nieuwe ontwikkelingen en het voldoen aan de (aanstaande) wet- en regelgeving. Een uitdaging die een organisatiebrede impact heeft.
In de nieuwe begroting zijn de ruimtevragen meegenomen, die onder de betreffende programma’s nader toegelicht worden:
- Structurele bijraming t.b.v. digitalisering raad ad € 5,3 duizend
- Incidentele bijraming t.b.v. digitalisering raad ad € 30 duizend in 2023 en € 6 duizend in 2024
- Extra investeringsbedrag ad € 25 duizend t.b.v. Safepay