2.2.2 Bedrijfsvoering

Algemeen

Algemeen

Terug naar navigatie - Algemeen

De activiteiten/prestaties op het terrein van Personeel, Informatievoorziening (en ICT), Juridisch, Communicatie, Organisatie, Financiën en Huisvesting (en services) vallen m.i.v. de begroting 2018 onder het taakveld overhead dat op haar beurt in Landgraaf onderdeel uit maakt van het programma bestuur en ondersteuning. Dat maakt dat de doelen, prestaties, activiteiten, middelen en risico’s op dit terrein (naast alle overige overhead) eigenlijk zouden vallen onder het taakveld overhead en dus het programma (thema) bestuur en ondersteuning. We kiezen er echter voor om die informatie te bundelen in de verplicht op te nemen paragraaf bedrijfsvoering. Dit om herhaling te voorkomen. In deze paragraaf wordt over de genoemde PIJCOFAH-taken gerapporteerd. 

Het verplichte onderdeel Rechtmatigheid wordt vooralsnog niet in deze paragraaf opgenomen, maar in een aparte paragraaf Rechtmatigheid. Hiermee wordt dit nieuwe onderdeel expliciet onder de aandacht gebracht en komen de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV nadrukkelijk aan de orde. 
Omdat de financiële middelen al volledig zijn opgenomen in het programma bestuur en ondersteuning, worden deze in de paragraaf bedrijfsvoering per onderwerp slechts voor een paar majeure onderdelen specifiek gepresenteerd. Hierbij zijn de financiële cijfers voor 2021 gebaseerd op realisatie en voor de jaren daarna op de (bijgestelde) begrote bedragen.

Organisatie & Personeel

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Gezien de leeftijdsopbouw in ons personeelsbestand gaan de komende jaren relatief veel medewerkers de pensioengerechtigde leeftijd bereiken. Daarnaast zien we de aard van de werkzaamheden verschuiven door onder andere toenemende digitalisering, veranderende wet- en regelgeving en veranderende maatschappelijke vraagstukken. Het is zaak dat ons personeelsbestand zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht toekomstbestendig is en blijft. De arbeidsmarkt is op dit moment krap en de verwachting is dat deze de komende jaren nog krapper zal worden. Om te voorkomen dat het huidige personeel nog verder uitstroomt moeten investeringen worden gedaan in het huidige personeel met aandacht voor mobiliteit, flexibiliteit en persoonlijke ontwikkeling, zodat de kennis en vaardigheden op peil worden gehouden of waar nodig, worden verbeterd. Maar ook moet worden geïnvesteerd in het tijdig aantrekken van personeel. Er wordt actief vooruitgekeken en actie uitgezet, waar nodig om vrijkomende vacatureruimte passend bij de ontwikkeling van de organisatie en taken op te vullen.

In 2023 willen we verder inzetten op competentiemanagement door de toepassing van het nieuwe beleid ontwikkelen, functioneren en beoordelen. In 2022 is het reglement over hoe de competenties toegepast kunnen worden bij het bespreken van persoonlijke ontwikkeling en functioneren van medewerkers vastgesteld. De competenties en de bijbehorende niveaus zijn al eerder vastgesteld. 

We houden in 2023 aandacht voor een goede balans in de opbouw van het personeelsbestand.  Op de eerste plaats dienen medewerkers de juiste competenties te hebben om hun functie uit te kunnen voeren. Echter een goede mix in leeftijdsopbouw is ook van belang. In de afgelopen jaren zijn diverse maatregelen genomen om aan verjonging en verduurzaming van het personeelsbestand te werken. Er blijft aandacht voor het aantrekkelijk positioneren van de organisatie voor jonge medewerkers. Ook moet worden ingezet op employer-branding en een moderne werving en selectie, zodat de juiste doelgroep bereikt wordt bij vacatures. Verder moet er aandacht besteed worden aan het enthousiast maken van potentiële toekomstige medewerkers voor het werken bij de gemeente Landgraaf door in te zetten op stages. Een stagecoördinator kan hierbij een belangrijke rol spelen.

Een ander belangrijk thema is (het terugdringen van) het ziekteverzuim. Het hoge percentage verzuim in 2019 (7,50 %) is in 2020 fors gedaald tot 5,4% maar in 2021 weer flink gestegen tot 7,92 %. Met name het langdurige ziekteverzuim is flink gestegen. Dit verzuim is merendeels niet werk-gerelateerd. Het blijft zaak om te blijven monitoren hoe zowel kort- als langdurig verzuim zich ontwikkelen en indien nodig gerichte acties uit te zetten door de leidinggevenden in overleg met de bedrijfsarts en de gezondheidscoach. Zij worden hierbij ondersteund door Arbodienst DPSO. 

In de nieuwe begroting zijn de volgende autonome ontwikkelingen en ruimtevragen meegenomen, waarvan de ruimtevragen bij de betreffende programma’s nader toegelicht worden:

Autonome ontwikkelingen:
-    Bijraming salarislasten ambtelijk en bestuur ad € 639 duizend (2023), € 1,09 miljoen (2024), € 1,58 miljoen (2025) en € 2,46 miljoen (2026) 
-    Bijraming lasten inhuur WsW ad € 45 duizend (2023 en 2024), € 107 duizend (2026) en € 168 duizend (2027)
-    Structurele uitbreiding “plus”griffie ad € 127 duizend

Ruimtevragen:
-    Structurele uitbreiding formatie BOA (2 fte), inclusief 1 leasevoertuig en werkplekkosten voor ca € 98 duizend
-    Structurele middelen ter voorkoming personele krapte voor ca € 133 duizend
-    Structurele uitbreiding formatie t.b.v. 2e bureauhoofd afdeling KCC (1 fte), incl. werkplekkosten voor ca € 115 duizend
-    Structurele uitbreiding formatie t.b.v. coördinator keten zorg & veiligheid (jeugd) (1 fte), incl. werkplekkosten voor ca € 100 duizend
-    Structurele uitbreiding formatie t.b.v. verkeer (0,33 fte) voor ca € 25 duizend

Omgevingsanalyse

Terug naar navigatie - Omgevingsanalyse
Kengetal historische ontwikkeling Bron 2018 2019 2020 2021
Gemiddelde leeftijd medewerkers. jaarverslag 49,8 49,3 49,4 49,7
Verdeling over leeftijds-cohorten. jaarverslag
< 35 jaar 11% 13% 14% 12%
35-45 jaar 16% 19% 17% 21%
45-55 jaar 34% 28% 29% 27%
> 55 jaar 39% 40% 40% 40%
Ziekteverzuim. Bedrijfsvoerings-rapportage 6,9% 7,5% 5,4% 7,9%

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen
Doelen
O&P 1. Een toekomstbestendig personeelsbestand.
O&P 2. Een gezonde en vitale organisatie.
O&P 3. Kwalitatieve advisering, ondersteuning en beleidvorming op gebied van P&O.
O&P 4. Competentiegericht sturen.

Wat gaan we daarvoor doen?

Terug naar navigatie - Wat gaan we daarvoor doen?
Nr. Activiteiten in 2023
O&P 1.1 Sturen op goede mix in het personeelsbestand (competenties, leeftijd, etc.).
O&P 1.2 Anticiperen op uitstroom pensioengerechtigden.
O&P 2.1 Inzetten op daling ziekteverzuim.
O&P 2.2 Nieuwe functie vitaliteit en opleidingen.
O&P 2.3 Nieuwe functie preventiemedewerker.
O&P 3.1 Advies en ondersteuning aan de gehele organisatie op vlak van P&O.
O&P 3.2 Ondersteuning van de werving- en selectieprocedures.
O&P 3.3 Zorg dragen voor actueel en gedegen P&O-beleid.
O&P 4.1 Werken met competentiemanagement.

Prestatie indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie indicatoren
Prestatie-indicatoren voor 2023 Norm
O&P 1.1 Gemiddelde leeftijd. < 50 jaar
O&P 1.1 Evenredige leeftijdsverdeling personeel. 15% jonger dan 35 en 38% ouder dan 55 jaar
O&P 1.2 inventariseren uitstroom t/m 2026. eerste helft 2023
O&P 1.3 plan opstellen opvangen uitstroom. tweede helft 2023
O&P 2.1 Ziekteverzuimpercentage. Percentage afnemend richting 5%
O&P 4.1 Competentiemanagement. met minimaal 1/3 van het personeel is een ontwikkelgesprek gevoerd en vastgelegd

Wat mag het kosten?

Terug naar navigatie - Wat mag het kosten?
x € 1.000
Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025 2026
A Salariële vergoeding eigen personeel 21.151 22.837 24.844 25.203 26.159 26.829
A1 Schaalsalaris huidig personeel 20.079 21.742 23.707 24.036 24.962 25.596
A2 Schaalsalaris bestuur + voormaligen 1.072 1.095 1.137 1.167 1.197 1.233
B Personeel van derden 2.749 2.165 2.039 1.915 2.020 2.105
B1 Uitzendkrachten en detacheringen 2.125 1.514 1.343 1.219 1.262 1286
B2 WSW 624 651 696 696 758 819
C Studiekosten 238 365 323 323 323 323
D Overige centrale personeelsbudgetten 337 418 451 455 459 462
E Overige decentrale personeelsbudgetten 479 381 390 390 390 391
F Ontvangen vergoedingen voor personeel -640 -221 -233 -233 -234 -234
G Uren naar projecten -580 -450 -450 -450 -450 -450
Saldo personele lasten 23.734 25.495 27.364 27.603 28.667 29.426

Communicatie

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Het informeren van en communiceren met onze inwoners is de kerntaak op gebied van communicatie binnen de gemeente. Om dit te realiseren heeft het team communicatie zowel extern als intern gerichte taken. Extern naar onze inwoners, media en stakeholders. Intern betreft het de advisering en ondersteuning van de (beleids)afdelingen en het bestuur op het vlak van communicatie. 
De gemeente beschikt over diverse communicatiekanalen en communicatiemiddelen om zowel de interne als externe doelgroepen te bereiken. We streven ernaar om alle doelgroepen te informeren met het juiste advies, op de doelgroep toegesneden informatie door inzet van de juiste middelen binnen de mogelijkheden die we hebben.

De laatste jaren zijn de taken op een aantal vlakken gegroeid. Met name op het vlak van de social media is veel ontwikkeld. We plaatsen meer content, analyseren alle reacties met behulp van het programma Coosto (monitoringssysteem) en geven signalen naar afdelingen of portefeuillehouders indien er trends of belangrijke input uit de analyses komt. Doordat nieuws door alle social media in de samenleving veel sneller en via meer kanalen rond gaat, is de doorlooptijd van communicatie-activiteiten korter geworden: er wordt sneller en vaker (re)actie vanuit de gemeente verwacht. Naast communicatie via website en social media, maken we iedere twee weken een digitale nieuwsbrief waarin de actualiteiten beschreven staan. Er is tevens behoefte aan een papieren medium om onze inwoners te bereiken. Zowel bestuur als inwoners hebben deze behoefte geuit. Dat heeft geleid tot een ruimtevraag om met ingang van 2023 opnieuw een papieren medium, in eigen beheer, uit te kunnen brengen.

We hebben intern in de organisatie wekelijks een kort overleg, newsroom genaamd, om ervoor te zorgen dat alle afdelingen op de hoogte zijn van de signalen die vanuit onze burgers binnenkomen, zowel via KCC als via social media. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden om de informatievoorziening en dienstverlening aan onze burgers te verbeteren. De newsroom wordt voorbereid, begeleid en verwerkt door team communicatie. 

In 2022 is tijdelijke formatie (voor de duur van 2 jaar) toegevoegd aan team communicatie om enerzijds de bestaande taken uit te kunnen blijven voeren en anderzijds meer aandacht te kunnen besteden aan het pro-actief uitdragen van positieve ontwikkelingen en successen. Het is in de huidige arbeidsmarkt heel lastig gebleken deze formatie ingevuld te krijgen. Per september 2022 is een medewerker gestart. Bij het opstellen van de begroting was het nog altijd niet gelukt om een senior medewerker strategie en communicatie te vinden. Dat heeft er in 2022 toe geleid dat de werkdruk onverminderd (te) hoog is geweest in het team en de gewenste verschuiving van reactief naar pro-actief communiceren op basis van een opgestelde communicatiestrategie nog niet heeft kunnen plaats vinden. Daardoor blijven de doelen die voor 2022 gesteld zijn voor 2023 overeind.

In de nieuwe begroting is de volgende ruimtevraag meegenomen, die onder het betreffende programma nader toegelicht wordt:
-    Structurele inzet papieren communicatiemiddelen ad € 50 duizend

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen
Doelen
Comm 1. Tijdige en complete informatieverstrekking naar inwoners, media en stakeholders.
Comm 2. Landgraaf laat zich zien in de regio als gemeente waar het goed wonen, werken en recreëren is.
Comm 3. Burgers voelen zich gehoord en geholpen.

Wat gaan we daarvoor doen?

Terug naar navigatie - Wat gaan we daarvoor doen?
Nr. Activiteiten in 2023
Comm 1.1 Input vanuit de vakafdelingen naar buiten brengen via de diverse kanalen.
Comm 1.2 Een papieren medium, dat bezorgd gaat worden bij Landgraafse huishoudens, herintroduceren als extra communicatiekanaal.
Comm 2.1 Contacten onderhouden met pers/media.
Comm 2.2 Afdelingen en bestuur ondersteunen bij het signaleren van nieuwswaardige ontwikkelingen.
Comm 3.1 Signalen uit (de analyses van) de social media uitzetten naar de juiste betrokkenen ter afhandeling.

Prestatie indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie indicatoren
Prestatie-indicatoren voor 2023 Norm
Comm 1.1 Aantal abonnees op de digitale nieuwsbrief. > 2.000
Comm 1.2 Aantal uitgebrachte en bezorgde papieren kranten. 10 tot 12
Comm 2.1 Gevoerde persgesprekken. > 20

Wat mag het kosten?

Terug naar navigatie - Wat mag het kosten?
x € 1.000
Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025 2026
A Saldo communicatie (A1-A2) 66 69 119 119 119 119
A1 Baten communicatie 0 0 0 0 0 0
A2 Lasten communicatie 66 69 119 119 119 119

Juridische Zaken (inclusief privacy)

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Juridische zaken omvat een scala aan werkzaamheden. De belangrijkste juridische werkzaamheden betreffen interne juridische advisering op alle gemeentelijke taakgebieden inclusief privacy en de afhandeling van bezwaren, beroepen, aansprakelijkstellingen, klachten, Woo-verzoeken en ingebrekestellingen.  

In de gemeentelijke beleidsontwikkeling en het besluitvormingsproces zitten vele juridische componenten die we als gemeente kwalitatief goed geborgd willen hebben. Hierin wordt de organisatie ondersteund door het team juridische zaken. Daarnaast zorgt het team voor de tijdige behandeling en afhandeling van bezwaren en klachten. Tevens vertegenwoordigt het team de gemeente bij rechtszaken. Zowel de adviezen als de afgehandelde zaken dienen de rechterlijke toets te kunnen doorstaan. We vinden het van belang te investeren op de bewustwording van een juridische toets aan de voorkant van een besluitvormingstraject om eventuele problemen in een later stadium te voorkomen. Hiertoe zal juridische zaken zich pro-actief profileren binnen de organisatie en meer aandacht gaan besteden aan ongevraagde advisering.

Privacy
De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vanaf 25 mei 2018 van toepassing op de gemeentelijke bedrijfsvoering. De jaren 2018 en 2019 hebben hoofdzakelijk in het teken gestaan van het implementeren van de AVG. In 2020 heeft een verschuiving plaats gevonden richting de beheerfase. Ter ondersteuning van de beheerfase is een privacy managementsysteem (DPMS) ingericht waarmee de plan-do-act-check-cyclus wordt geborgd en dat tegelijkertijd bijdraagt aan de verbetering van het privacy-volwassenheidsniveau van de gemeente. 2021 is het eerste jaar geweest waarin het privacy managementsysteem is uitgerold. Het privacy managementsysteem heeft een repeterend karakter en het kan worden gezien als een instrument om inzichtelijk te maken dat de organisatie ieder jaar wat meer volwassen of meer AVG-compliant wordt. Begin 2022 is een prioriteringsvoorstel, waarbij 10 normen een hoge prioritering en 25 normen een lage prioritering hebben gekregen, ingediend bij de directie en deze is vervolgens ook vastgesteld. Voor de Wet politiegegevens (Wpg) wordt volgens dezelfde systematiek gewerkt. De gemeente is, als werkgever van de boa’s, op basis van Wpg verplicht om ieder jaar een interne audit uit te voeren en om iedere 4 jaar een externe audit uit te laten voeren. Tevens moeten de resultaten van de externe audit vóór 31 december 2022 worden gedeeld met de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2023 zal op basis van de interne- en externe audit een prioriteringsvoorstel inzake het normenkader Wpg worden ingediend ter vaststelling. 

Omgevingsanalyse

Terug naar navigatie - Omgevingsanalyse
Kengetal historische ontwikkeling Bron 2018 2019 2020 2021
Aantal klachten Juridisch jaarverslag 34 37 41 32
Aantal gegrond verklaarde klachten Juridisch jaarverslag 9 10 11 10
Aantal ingediende bezwaren Juridisch jaarverslag 129 116 87 99
Aantal afgehandelde bezwaren* Juridisch jaarverslag 106 111 88 93
Aantal gegrond verklaarde bezwaren Juridisch jaarverslag 4 4 11 9
Afhandeltermijn <18 weken Juridisch jaarverslag 44% 35% 41% 65%
*het aantal afgehandelde bezwaren kan hoger zijn dan het aantal ingediende bezwaren door werkvoorraad uit het voorgaande jaar.

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen
Doelen
JZ 1. De gemeente neemt besluiten die waar nodig juridisch getoetst zijn.
JZ 2. De juridische procedures worden binnen de wettelijke termijn afgehandeld.
JZ 3. Bewustwording van juridische aspecten binnen de organisatie wordt vergroot.
JZ 4.1 De privacy is gewaarborgd (AVG).
JZ 4.2 Het waarborgen van de privacy op basis van de AVG en de WPG.

Wat gaan we daarvoor doen?

Terug naar navigatie - Wat gaan we daarvoor doen?
Nr. Activiteiten in 2023
JZ 1.1 Juridisch advies en ondersteuning adviezen leveren.
JZ 2.1 Afhandelen van bezwaren etc. binnen de wettelijke termijn.
JZ 3.1 Pro-actief (ongevraagde) adviezen geven.
JZ 4.1 De geprioriteerde activiteiten op gebied van de protection impact assessment (DPIA) worden uitgevoerd.
JZ 4.2 In samenspraak met proceseigenaren een prioritering maken voor de maatregelen die op basis van het privacy managementsysteem moeten worden uitgevoerd.
JZ 4.3 De Functionaris voor gegevensbescherming (FG) controleert op de correctheid van de genomen maatregelen en houdt steekproefsgewijs toezicht op de wijze waarop bepaalde maatregelen in de praktijk worden uitgevoerd.
JZ 4.4 Onder leiding van de FG oprichten van een Privacy team en per afdeling 1 of 2 privacy-ambassadeurs aanwijzen.
JZ 4.5 Het vergroten van de privacy bewustwording van interne medewerkers via verplichte e-learningmodules.

Prestatie indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie indicatoren
Prestatie-indicatoren voor 2023 Norm
JZ 2.1 Afhandeling bezwaren < 18 weken. > 50%
JZ 4.1 Uitvoering geprioriteerde activiteiten AVG 2023. 100%
JZ 4.2 Uitgevoerde steekproeven door FG. 5 uitgevoerde en gerapporteerde steekproeven

Wat mag het kosten?

Terug naar navigatie - Wat mag het kosten?
x € 1.000
Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025 2026
A Saldo juridisch (A1-A2) 88 79 79 79 79 79
A1 Baten juridisch 0 0 0 0 0 0
A2 Lasten juridisch 88 79 79 79 79 79
Dit betreft met name proces- en advocaatkosten, vergoedingen leden commissie voor de bezwaarschriften, bijdrage nationale ombudsman, bijdrage Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC).

Ontwikkeling in de informatievoorziening

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

De veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die slim kan inspelen op de vragen die daarmee samenhangen. Voor wat betreft de informatievoorziening zijn we, voortbordurend op de ingeslagen weg en onder regie van het VNG-meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) gestructureerd aan het toewerken naar een basis informatievoorziening met als leidend principe: collectief inspelen op nieuwe wetgeving, technologie en ontwikkelingen die alle gemeenten aangaan. De digitale transformatie die breed maatschappelijk aan de gang is geeft kansen, doch ook risico’s en dilemma’s. Het noodzaakt daarvoor een inrichting waarbij o.a. veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid en transparantie kernwaarden zijn.

Wet open overheid (Woo)

De roep om transparantie en openbaarheid van bestuur is de afgelopen jaren sterker geworden. Als overheidsinformatie zich niet in goede, geordende en toegankelijke staat bevindt, dan wordt het problematisch om transparant te zijn over het overheidshandelen. De in 2021 gestarte verkenning van de inmiddels op 1 mei 2022 in werking getreden “Wet open overheid (Woo)” zal transparantie en openbaarheid bevorderen. Vanwege de organisatiebrede consequenties op de verplichte verbetering van de informatiehuishouding wordt onderstaand dieper ingegaan op het implementatietraject dat meerdere jaren zal duren. De kern van de wet is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om diverse categorieën documenten actief openbaar te maken. Ook wordt elk overheidslichaam verplicht om zijn opslag, beheer en verstrekking van gegevens - de zogenaamde informatiehuishouding - in een versneld tempo te verbeteren. Een goed werkende informatiehuishouding is namelijk essentieel voor een transparante overheid conform de Woo. Een open overheid stopt niet bij wet- en regelgeving, maar is in sterke mate afhankelijk van de uitvoering van de wet- en regelgeving. Een goede implementatie en uitvoering van de Woo is daarom essentieel. 
Naar verwachting zal PLOOI (platform open overheidsinformatie) begin 2023 worden opengesteld voor aansluiting en aanlevering van een of meer informatiecategorieën van de Woo. Gestart wordt met een lerende aanpak van de volgende 4 categorieën: 
-    bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend;
-    vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden;
-    convenanten;
-    Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie.

De implementatiestrategie, kamerbrief van 8 juli 2022 inzake de voortgang implementatie Wet open overheid, komt in hoofdlijnen op het volgende neer: 
-    Fasering vindt primair plaats op basis van informatiecategorie,
-    Er wordt stapsgewijs te werk gegaan: er wordt van tevoren geen totaalvolgorde of -tijdpad voor alle informatiecategorieën vastgelegd. In 2023 wordt op basis van ervaringen getracht een totaalplanning op te stellen,
-    Als aansluitstrategie op het platform wordt hierbij gehanteerd dat bestuursorganen die technisch en organisatorisch klaar zijn voor aansluiting en aanlevering, worden aangesloten in volgorde van aanmelding.

Nieuwe Archiefwet

De nieuwe Archiefwet als vervanger van de Archiefwet 1995 zal ervoor zorgen dat het digitale informatiebeheer volledig is toegespitst op het digitale tijdperk, gemakkelijker te begrijpen en toe te passen is. Deze nieuwe archiefwet treedt later in werking dan eerder beoogd, doch centrale begrippen van de huidige Archiefwet 1995, waaronder overbrenging, waardering, selectie en vernietiging alsmede goede, geordende en toegankelijke staat zullen blijven bestaan. De Archiefwet levert de basiseisen voor een gezonde informatiehuishouding, waarbij de inwerkingtreding van de wet vooralsnog is voorzien in 2024. De noodzakelijke voorbereidingen daarop lopen reeds.

Data

Het belang van data wordt steeds breder onderschreven en is daarmee ook een pijler van het VNG uitvoeringsprogramma GGU. Naast eigen pilots om ervaringen op te doen, onderzoekt Landgraaf ook regionale initiatieven. Waarstaatjegemeente, Brightlands servicelabs, samenwerking Urban Data Center (UDC) met het CBS, informatie uit de gemeenschappelijke regelingen ed. zijn belangrijke bronnen om het potentieel van data en informatie te kunnen benutten.
Naast de voorbereiding en implementatie van bovenstaande wet- en regelgeving alsmede het onderzoek naar technische en innovatieve mogelijkheden, wordt conform jaarplannen uitvoering gegeven aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding. Dit o.a. door de implementatie van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), het implementeren van zaakgericht werken, de digitale toegankelijkheid en de verplichte maatregelen van de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Onderstaand wordt nog ingegaan op diverse aspecten van de informatiehuishouding.

Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)

Het doel van het kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer structureel te verbeteren, en wel zodanig dat het informatiebeheer op termijn voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Een kwaliteitssysteem is het hulpmiddel om werkzaamheden te analyseren, uitkomsten te meten en verbetermogelijkheden te bepalen.

Zaakgericht werken

Vanuit de archiefwet is de gemeente verplicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Het digitaal werken stelt eisen aan de inrichting van de informatiesystemen. Enkele jaren geleden gestart met het zaakgericht archiveren van processen waarvoor geen processysteem (applicatie) beschikbaar is, vinden momenteel de voorbereidingen plaats om de doorontwikkeling hiervan naar zaakgericht werken te organiseren. Inmiddels zijn diverse applicaties gekoppeld aan ons centrale Document Management Systeem. Dit in het kader van de omgevingswet, doch ook de verbetering van onze dienstverlening, alsmede de pilot van de gehandicapten parkeerkaart (GPK) tbv de processen binnen de WMO. Met de Woo in het vooruitzicht dient de digitalisering en de verbetering van onze informatiehuishouding georganiseerd te worden. De daarvoor benodigde inrichting van ons zaaksysteem (DMS) met koppelingen naar de applicaties is in volle gang. Het zaakgericht archiveren gaat hiermee over in zaakgericht werken.

Digitale Toegankelijkheid

Vanuit het principe dat “Ieder mens het recht heeft om te leven als ieder ander en mee te doen in de maatschappij” worden eisen gesteld aan de digitale voorzieningen, immers in onze samenleving kun je bijna niet meer zonder het internet en computers. Deze eisen zijn opgenomen in het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid en gelden voor de websites en apps waarvoor onze gemeente verantwoordelijk en/of bij betrokken is. Gefaseerd wordt de informatiehuishouding daarop ingericht en aangepast.

Informatieveiligheid

100% veiligheid bestaat niet, doch met het implementeren van de verplichte BIO-maatregelen wordt, op basis van risicoafweging, de digitale weerbaarheid structureel verhoogd. De BIO omvat naast technische maatregelen en procedures ook maatregelen om de bewustwording structureel op peil te houden.
Jaarlijks wordt middels de ENSIA-methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) verantwoording afgelegd over onze informatiehuishouding. Ook wordt jaarlijks het informatiebeveiligingsplan opgesteld waarmee we uitvoering geven aan het verhogen van de digitale weerbaarheid. Dit uitvoeringsplan wordt door de directie vastgesteld en de voortgang daarvan wordt gemonitord via de bedrijfsvoeringsrapportage.

Informatiehuishouding

De focus blijft ook in 2023 liggen op het doorpakken op de ingeslagen weg met de digitalisering, het gefaseerd aansluiten op nieuwe ontwikkelingen en het voldoen aan de (aanstaande) wet- en regelgeving. Een uitdaging die een organisatiebrede impact heeft.
In de nieuwe begroting zijn de ruimtevragen meegenomen, die onder de betreffende programma’s nader toegelicht worden:
-    Structurele bijraming t.b.v. digitalisering raad ad € 5,3 duizend
-    Incidentele bijraming t.b.v. digitalisering raad ad € 30 duizend in 2023 en € 6 duizend in 2024
-    Extra investeringsbedrag ad € 25 duizend t.b.v. Safepay

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen
Doelen
Om een betrouwbare, transparante en dienstbare gemeente te zijn is het van belang dat:
IV 1. De kwaliteit en duurzaamheid van de informatie gegarandeerd wordt (nieuwe Archiefwet).
IV 2. De informatiebeveiliging op orde is (ENSIA en BIO).
IV 3. De kwaliteit en transparant toegankelijkheid van de informatievoorziening is gegarandeerd (Woo).

Wat gaan we daarvoor doen?

Terug naar navigatie - Wat gaan we daarvoor doen?
Nr. Activiteiten in 2023
Opm. ivm vertraging van de nieuwe Archiefwet, alsmede de ontwikkelingen voor deelname aan de GR Historich Centrum Limburg (HCL) zijn de activiteiten 1.1 tm 1.3 uit 2022 nog steeds actueel en lopen de voorbereidingen daarvoor ook in 2023 door.
IV 1.1 Aansluiten op e-depot.
IV 1.2 Aanwijzen en inregelen rol archivaris.
IV 1.3 Inregelen consequenties verkorting overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar (activiteiten over periode van 3 jaar).
IV 1.4 Uitvoeren jaarplan KIDO.
IV 2.1 Uitvoeren informatiebeveiligingsplan 2023.
IV 3.1 Projectplan verbetering informatiehuishouding als onderdeel van het project Woo.
IV 3.2 Op basis van de aangehaalde categorieën de processen inregelen en aansluiten op platform PLOOI (als deze beschikbaar is).

Prestatie indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie indicatoren
Prestatie-indicatoren voor 2023 Norm
IV 1.1 Aangesloten op e-depot (afhankelijk van deelname GR HCL). 2024/2025
IV 1.2 Uitgevoerd archiefbeheer n.a.v. verkorte overbrengingstermijn. Eind 2024 gereed
IV 1.3 Uitgevoerd jaarplan KIDO. Eind 2023 gereed
IV 2.1 Uitgevoerd jaarplan informatiebeveiliging 2022. Eind 2023 gereed
IV 3.2 Actief openbaar maken geplande categorieën tbv de Woo ((Afhankelijk van implementatie en aansluitscenario Woo). Eind 2023 gereed

Wat mag het kosten?

Terug naar navigatie - Wat mag het kosten?
x € 1.000
Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025 2026
A Saldo ICT (A1-A2) 1.820 2.010 2.116 2.125 2.178 2.242
A1 Baten ICT 442 505 525 537 549 560
A2 Lasten ICT 2.262 2.515 2.641 2.662 2.727 2.802
De stijging in 2022 t.o.v. 2021 zit voornamelijk in de bijdrage PIT die gebaseerd is op het nieuwe verrekenmodel, Hierbij zit een deel t.b.v. ISD BOL, dat ook weer aan hen wordt doorbelast.

Planning & Control

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Daar waar in 2022 het zwaartepunt lag op de Zero Based Budgeting (ZBB) operatie zal, naast het uitwerken van de mogelijke besparingen hiervan, het accent in 2023 komen te liggen op het verdergaand implementeren van ons Management Control Systeem (MCS) dat de aantoonbare onderlegger vormt voor de over 2023 af te geven financiële rechtmatigheidsverklaring van het College. We verwijzen hierbij naar de nieuwe toegevoegde paragraaf rechtmatigheid.
Zoals altijd willen we onze meerjarenbegroting structureel en reëel in evenwicht houden. Dat zal vanwege het nieuwe aanvullende toezichtskader van de provincie dat m.i.v. 2024 als aanvullend toetsingskader wordt gebruikt extra aandacht vragen ook in 2023. We hebben de provincie expliciet gevraagd al onze begroting 2023 te toetsen a.d.h.v. dit nieuwe kader – zonder daaraan consequenties te verbinden - om in ieder geval de verbeterpunten voor de cyclus 2024 waar we in 2023 aan de slag moeten scherp in zicht te hebben.

Nu in 2022 alle nieuwe modules van ons volledig ‘’ge-upgrade’’ financieel systeem FMS operationeel zijn willen we de ramingen 2023-2026 direct vanuit het systeem opstellen. Een enorme verbetering in kwaliteit en tijd t.o.v. de bestaande situatie.

Nieuw is dat we over het jaar 2023 voor het eerst als college zelf een oordeel geven over de rechtmatigheid waarbij we eventueel geconstateerde fouten, onduidelijkheden en te nemen maatregelen zullen toelichten. Formeel horen we dat te doen in de paragraaf bedrijfsvoering maar wij nemen hier voor de komende jaren een aparte paragraaf rechtmatigheid op in de begroting en de jaarstukken. Voor meer informatie over die nieuwe rechtmatigheidsverklaring verwijzen we naar de in deze begroting opgenomen paragraaf rechtmatigheid.

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen
Doelen
P&C 1. Een structureel en reëel meerjarig evenwicht.
P&C 2. Een weerstandsvermogen dat over de gehele periode 2023-2026 groot genoeg is om de risico’s af te kunnen dekken.
P&C 3. Repressief toezicht vanuit de provincie behouden voor de komende jaren.
P&C 4. Een volledig operationeel management control systeem (MCS) dat de basis vormt voor de jaarlijks door het college op te stellen financiële rechtmatigheidsverklaring van het college en het behoud van het horizontaal toezicht van de fiscus.
P&C 5. Een financiële meerjarenbegroting opgesteld van de module contractcontrol FMS.
P&C 6. Verdergaand uitnutten van het planning en control systeem Pepperflow.

Wat gaan we daarvoor doen?

Terug naar navigatie - Wat gaan we daarvoor doen?
Nr. Activiteiten in 2023
P&C 1.1 Opstellen van de diverse planning en control producten.
P&C 1.2 Reguliere advisering en ondersteuning op financieel gebied.
P&C 1.3 Uitwerken mogelijke besparingen vanuit ZBB-project. *
P&C 2 Verdergaand uitrollen systeem Pepperflow.
P&C 3 Implementeren laatste modules K2C.
P&C 4 Uitvoeren reguliere werkzaamheden i.h.k.v. salarisadministratie en de financiële administratie.
P&C 5 Uitvoeren doelmatigheidsonderzoek 213A op rekening-analyse 2016-2020.
P&C 6 Periodiek verzorgen training budgethouders.
P&C 7 Uitvoeren reguliere verbijzonderde interne controle werkzaamheden.
*Gezien de complexiteit van de uitwerking van de uitkomsten van het ZeroBased Budgetting, waarbij mogelijke besparingen haaks staan op nieuwe beleid dat in deze begroting wordt doorgevoerd, zal dit in 2023 worden opgepakt t.b.v. de begroting 2024.

Prestatie indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie indicatoren
Prestatie-indicatoren voor 2023 Norm
P&C 1.1 Jaarstukken 2022. 15 juli 2023
P&C 1.2 Begroting 2024. 15 november 2023
P&C 1.3 Kadernota 2023. 1 juli 2023
P&C 1.4 1e Berap 2023. 1 juli 2023
P&C 1.5 2e Berap 2023. 1 december 2023
P&C 1.6 Financiële bijstellingsrapportage. 4x
P&C 4.1 Volledigheid Contractenadministratie. > 90%
P&C 4.2 Doorlooptijd facturen. < 30 dagen
P&C 4.3 Volledigheid Contractenadministratie. > 90%
P&C 4.4 Omvang materialiteit fouten getrouwheid Jaarrekening. < 1%
P&C 4.5 Omvang materialiteit onzekerheden getrouwheid Jaarrekening. < 3%
P&C 4.6 Omvang door college geconstateerde materialiteit fouten rechtmatigheid jaarrekening. < 3%
P&C 4.7 Omvang door college geconstateerde materialiteit onduidelijkheden rechtmatigheid jaarrekening. < 3%

Wat mag het kosten?

Terug naar navigatie - Wat mag het kosten?
x € 1.000
Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025 2026
A Saldo Planning en Control 67 81 84 82 82 82
A1 Baten PenC 23 30 30 31 31 31
A2 Lasten PenC 90 111 114 113 113 113
De baten hebben betrekking op de Financieel administratieve werkzaamheden en de PSA-werkzaamheden die voor ISD-BOL en Het Gegevenshuis worden uitgevoerd. De lasten hebben betrekking op het geldmiddelenbeheer en de salarisadministratie.

Huisvesting & Services

Terug naar navigatie - Inleiding

Het ambtelijk apparaat van de gemeente Landgraaf is gehuisvest op de volgende 3 locaties:
-    Sweelinckplein 1
-    Voltastraat 22
-    Marconistraat 13

Voor deze locaties, inclusief de deelnemers van het Burgerhoes, zorgen we voor een adequate reguliere interne dienstverlening. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan onze interne helpdesk, reprografie, catering, conciërge- en bodediensten. 

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Een efficiënte, effectieve en veilige werkomgeving voor alle medewerkers, met meer aandacht voor vitaliteit. Door het inzetten van modern meubilair wordt bewegen en het aannemen van een goede houding gestimuleerd. 

Vanaf het jaar 2017 tot aan het moment van opstellen van deze paragraaf zijn 112 zit-sta bureaus geplaatst. In 2021 hebben we het volledige beschikbare budget ingezet om op 23 werkplekken het bureau te vervangen voor zit-sta bureaus. In 2022 en 2023 zullen we het volledige beschikbare budget weer inzetten, om de werkplekken te verbeteren. Dit alles is afhankelijk van hoe het ‘nieuwe normaal’ eruit zal zien. Per april 2022 loopt de pilot ‘Hybride werken’ met een doorlooptijd van 6 maanden. Een werkgroep is gestart met een evaluatie voor de pilot, om samen tot een nieuwe manier van werken te komen. Het Facilitair Bedrijf zal bekijken wat dit betekent voor huisvesting en de wijzigingen doorvoeren in het huisvestingsplan. Het verbeteren van de werkplekken zal hier onderdeel van uitmaken. 
In april 2021 is een RI&E gemaakt gebaseerd op de Corona-situatie. De actiepunten die hieruit voortvloeiden zijn volledig afgerond in 2021. 

In 2018 is de laatste reguliere RI&E uitgevoerd. Alle knelpunten die facilitaire zaken raken, zijn opgelost. Afdeling BCZ is leidend in het laten uitvoeren van een nieuwe RI&E. 

In juni 2019 zijn we begonnen met een energiescan. Sinds medio 2020 is het portaal in gebruik. Hierin kunnen we het energieverbruik monitoren, van alle aansluitingen van de bij Facilitair bedrijf in beheer zijnde gebouwen. Aan de hand van deze resultaten kunnen we op onverwacht energieverbruik anticiperen. Dit is een continu proces.

Doelen

Terug naar navigatie - Doelen
Doelen
H&S 1. Duurzame huisvesting.
H&S 2. Voorkomen van uitval door goede Arbo-technisch werkplekken voor alle medewerkers.

Wat gaan we daarvoor doen?

Terug naar navigatie - Wat gaan we daarvoor doen?
Nr. Activiteiten in 2023
Uitvoeren van het geactualiseerde MOP en MIP. Zie onderstaande acties voor de planning van 2023:
H&S 1.1a ·        Schoonmetselwerk inspecteren/repareren, Raadhuis.
H&S 1.1b ·        Hang- en sluitwerk inspecteren/repareren, Raadhuis.
H&S 1.1c ·        Buitenkozijnen met draaiende delen in aluminium reinigen/conserveren, Politievleugel.
H&S 1.1d ·        Plafondafwerkingen in systeemplafond partieel vervangen, Raadhuis.
H&S 1.1e ·        Klein jaarlijks onderhoud volgens planning.
H&S 1.2 Reguliere advisering en ondersteuning op gebied van huisvesting.
H&S 1.3 Huisvesting waar nodig aanpassen aan ontwikkelingen, waaronder Covid 19 - ‘het nieuwe normaal’.
H&S 2.1 Meer gebruik maken van innovatieve werkplekken waaronder zit/sta-bureaus.

Wat mag het kosten?

Terug naar navigatie - Wat mag het kosten?
x € 1.000
Omschrijving 2021 2022 2023 2024 2025 2026
Saldo Huisvesting & services (A+B) 628 733 697 700 706 681
A Saldo Huisvesting (A1-A2) 463 571 534 537 543 518
A1 Baten huisvesting 245 220 248 248 248 248
A2 Lasten huisvesting 708 791 782 785 791 766
B Saldo Services (B1-B2) 165 162 163 163 163 163
B1 Baten Facilitair 78 75 75 75 75 75
B2 Lasten Facilitair 243 237 238 238 238 238
In 2021 zijn lagere huisvestingslasten opgekomen dan geraamd. Dit vindt zijn oorzaak in het vele thuiswerken tijdens de Covid-19 pandemie. De fluctuatie in de verdere jaren komt door de verschillen in afschrijvingslasten per jaar. Onder B worden de volgende posten verantwoord: kantoorverbruiksartikelen, telecommunicatie, inrichting, schoonmaak, catering, repro, archief, postverzorging en BHV.