2.2.2 Bedrijfsvoering

De activiteiten/prestaties op het terrein van de PIJCOFAH vallen m.i.v. de begroting 2018 onder het taakveld overhead dat op haar beurt in Landgraaf onderdeel uit maakt van het programma bestuur en ondersteuning. Dat maakt dat de doelen, prestaties, activiteiten, middelen en risico’s op dit terrein (naast alle overige overhead) eigenlijk zouden vallen onder het taakveld overhead en dus het programma (thema) bestuur en ondersteuning. We kiezen er echter voor om die informatie te bundelen in de verplicht op te nemen paragraaf bedrijfsvoering. Dit om herhaling te voorkomen. In deze paragraaf wordt over de PIJCOFAH-taken Personeel, Informatievoorziening (en ICT), Juridisch, Communicatie, Organisatie, Financiën en Huisvesting gerapporteerd. Omdat de financiële middelen al volledig zijn opgenomen in het programma bestuur en ondersteuning, worden deze hier per onderwerp slechts voor een paar majeure onderdelen specifiek gepresenteerd. Hierbij zijn de financiële cijfers voor 2020 gebaseerd op realisatie en voor de jaren daarna op de (bijgestelde) begrote bedragen.

Gezien de leeftijdsopbouw in ons personeelsbestand gaan de komende jaren relatief veel medewerkers de pensioengerechtigde leeftijd bereiken. Daarnaast zien we de aard van de werkzaamheden verschuiven door onder andere toenemende digitalisering, veranderende wet- en regelgeving en veranderende maatschappelijke vraagstukken. Het is zaak dat ons personeelsbestand zowel in kwantitatief als kwalitatief oogpunt toekomstbestendig is en blijft. Daartoe moeten investeringen worden gedaan in zowel het huidige personeel met aandacht voor mobiliteit, flexibiliteit en persoonlijke ontwikkeling, zodat de kennis en vaardigheden op peil worden gehouden of waar nodig, worden verbeterd. Maar ook moet worden geïnvesteerd in het tijdig aantrekken van personeel. Er wordt actief vooruitgekeken en actie uit gezet waar nodig om vrijkomende vacatureruimte passend bij de ontwikkeling van de organisatie en taken op te vullen.

In 2022 willen we verder inzetten op competentiemanagement door de toepassing van het nieuwe beleid ontwikkelen, functioneren en beoordelen. In 2021 is de beleidsnotitie en het reglement over hoe de competenties toegepast kunnen worden bij het bespreken van persoonlijke ontwikkeling en functioneren van medewerkers vastgesteld. De competenties en de bijbehorende niveaus zijn al eerder vastgesteld. 2022 wordt het eerste volle jaar waarin we met competentiemanagement gaan werken.

We houden in 2022 aandacht voor een goede balans in de opbouw van het personeelsbestand.  Op de eerste plaats dienen medewerkers de juiste competenties te hebben om hun functie uit te kunnen voeren. Echter een goede mix in leeftijdsopbouw is ook van belang. In de afgelopen jaren zijn diverse maatregelen genomen om aan verjonging en verduurzaming van het personeelsbestand te werken. Er blijft aandacht voor het aantrekkelijk positioneren van de organisatie voor jonge medewerkers. Zo nemen we sinds 1 september 2020 weer deel aan het traineeproject van Richting Zuid. Gedurende een periode van 2 jaar voeren drie verschillende trainees (ieder voor een periode van acht maanden) opdrachten uit voor de gemeente Landgraaf. Dit eindigt in mei 2022. Voor verlenging is vooralsnog geen budget beschikbaar.

Een ander belangrijk thema is (het terugdringen van) het ziekteverzuim. Het hoge percentage verzuim in 2018 (6,94 %) en 2019 (7,50 %) is in 2020 fors gedaald tot 5,4%. In eerste instantie werd de verklaring gezocht in het flexibele (thuis) werken waar de organisatie toe genoodzaakt is geweest vanwege corona. Uit de analyse is echter gebleken dat ook het langdurige ziekteverzuim gedaald is, onder andere vanwege uitstroom van enkele zieke medewerkers. Het blijft zaak om te blijven monitoren hoe zowel kort- als langdurig verzuim zich ontwikkelen. En indien nodig gerichte acties op uit te zetten door de leidinggevenden. Zij worden hierbij ondersteund door de nieuwe Arbodienst DPSO die sinds 1 januari 2021 gestart is. 

Het college heeft via de kadernota een personeel gerelateerde autonome ontwikkeling ingediend. Dit betreft:
-    structureel: 1,5 fte schaal 10 en 0,8 fte schaal 9 t.b.v. de wettelijke taken Omgevingswet en aanverwante wetgeving.

Het college heeft via de kadernota meerdere personeelsgerelateerde ruimtevragen ingediend. Dit betreft:
-    Ophogen capaciteit implementatie project less is more (€ 45 duizend incidenteel).
-    Ophogen capaciteit i.v.m. wegwerken wachtlijsten inhuur jeugdhulp (€ 200 duizend incidenteel, waarvan € 90 duizend gedekt door extra inkomsten JENS).
-    Ophogen beleidscapaciteit sociaal domein (€ 87 duizend structureel).
-    Ophogen capaciteit participatiecoach (€ 70 duizend voor 2022 en 2023).
-    Ophogen capaciteit services facilitair bedrijf (€ 35 duizend voor 2022 en 2023).
-    Ophogen capaciteit bureauhoofd afdeling BOR (€ 64 duizend structureel).
-    Ophogen capaciteit OOV (€ 90 duizend structureel).
-    Ophogen capaciteit m.b.t. de uitvoering van beleid (transformatie-opgave), de opvang van de forse toename van het aantal (formele en informele) vergunningaanvragen en de noodzakelijke inhuur van milieu-specialistische capaciteit (plus-taken) bij de RUD Zuid-Limburg (€ 349 duizend/€ 354 duizend voor 2022 en 2023).
-    Ophogen capaciteit communicatie (€ 105 duizend voor 2022 en 2023). De werkdruk binnen de ambtelijke organisatie wordt als groot ervaren en de beschikbare capaciteit is niet binnen alle teams in lijn met de taken en het ambitieniveau van de gemeente. 

1.
Door het ramen van de salarislast op basis van max-1 (sinds begroting 2020) is er minder salaris/inhuurbudget beschikbaar van bijna € 515 duizend. Om de ramingen van de salarislasten consistent te laten verlopen dient max-1 op alle functies toegepast te worden. Hierdoor kon het bedrag van de ruimtecreatie niet omlaag worden gebracht. Daarnaast is er om de gemeentelijke organisatie niet uit z'n voegen te laten groeien met als gevolg een toekomstige reorganisatie, sinds de begroting 2020 een taakstelling op de formatie opgenomen die jaarlijks met 2 fte (schaal 9) structureel oploopt. Hierdoor werd en wordt de organisatie verplicht jaarlijks kritisch te kijken naar de lucht binnen de formatie. Het bedrag dat met 2 fte schaal 9 gemoeid is bedraagt ca € 160 duizend. In de jaren 2015-2019 is er een overschot geweest op de personele lasten van de diverse afdelingen van respectievelijk € 341duizend, € 183 duizend, € 519 duizend en € 401 duizend. Deze jaren had het overschot dus slechts 1x de omvang van de ingezette ruimtecreatie. Daarnaast blijkt in het invoeringsjaar 2020 dat we ondanks een tussentijdse bijraming afsloten met een tekort van € 327 duizend. Inmiddels zien we ook in 2021 na 1 kwartaal dat er enorme druk staat op het salarisbudget. Hierdoor lopen we een zeer hoog risico (100%) dat we te maken krijgen met een tekort op de salarisraming in de volle omvang. We kiezen daarom voor een kans-inschatting van zeer hoog (100%)

Het informeren van en communiceren met onze inwoners is de kerntaak op gebied van communicatie binnen de gemeente. Om dit te realiseren heeft het team communicatie zowel extern als intern gerichte taken. Extern naar onze inwoners, media en stakeholders. Intern betreft het de advisering en ondersteuning van de (beleids)afdelingen en het bestuur op het vlak van communicatie. 
De gemeente beschikt over diverse communicatiekanalen en communicatiemiddelen om zowel de interne als externe doelgroepen te bereiken. We streven ernaar om alle doelgroepen te informeren met het juiste advies, op de doelgroep toegesneden informatie door inzet van de juiste middelen binnen de mogelijkheden die we hebben.

Het vakgebied communicatie verandert voortdurend door de snelle ontwikkelingen in het medialandschap. Deze ontwikkelingen volgen we op de voet en waar dat van toepassing is passen we deze op Landgraafse schaal toe. 

In 2020 heeft de focus hoofdzakelijk op crisiscommunicatie gelegen in verband met de covid-19 pandemie. In 2021 heeft dat ook nog flink wat capaciteit gevergd, maar zijn we toch weer meer terug kunnen gaan naar de reguliere taken. De laatste jaren zijn de taken op een aantal vlakken gegroeid. Met name op het vlak van de social media is veel ontwikkeld We plaatsen meer content, analyseren alle reacties met behulp van Coosto en geven signalen naar afdelingen of portefeuillehouders indien er trens of belangrijke input uit de analyses komt. Doordat nieuws door alle social media in de samenleving veel sneller en via meer kanalen rond gaat, is de doorlooptijd van communicatie-activiteiten sneller geworden: er wordt sneller en vaker (re)actie vanuit de gemeente verwacht. Sinds 2020 wordt iedere twee weken een digitale nieuwsbrief gemaakt. En is de wekelijkse newsroom opgestart, om ervoor te zorgen dat alle afdelingen op de hoogte zijn van de signalen die vanuit onze burgers binnenkomen, zowel via KCC als via social media. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden om de informatievoorziening en dienstverlening aan onze burgers te verbeteren. De newsroom wordt voorbereid, begeleid en verwerkt door team communicatie. Daardoor is helder geworden dat er door het team meer opgepakt wordt/moet worden dan dat er capaciteit beschikbaar is. Bovendien heeft het bestuur de wens geuit om meer dan nu over de behaalde gemeentelijke successen te communiceren. Om te kunnen blijven voldoen aan huidige niveau plus het kunnen oppakken van extra taken, is meer formatie nodig. Vandaar dat er een ruimtevraag is ingediend om 1,3 fte aan het team toe te voegen. Dit betreft 0,7 fte structureel tekort voor het blijven uitvoeren van de huidige taken en 0,6 fte voor de aanvullende taken op het vlak van uitdragen van de successen per portefeuille. Dat betekent dat om het huidige niveau vast te kunnen houden dus ook de genoemde extra formatie nodig is. Mocht de raad geen formatie toe (kunnen of willen) kennen, dan betekent dit dat er taken geschrapt zullen gaan worden om workload en capaciteit terug in balans te brengen. Dat zal dan ook consequenties hebben voor de ambities ten aanzien van communicatie in de begroting. 

In dit onderdeel zijn geen majeure risico’s aanwezig.

Juridische zaken omvat een scala aan werkzaamheden. De belangrijkste juridische werkzaamheden betreffen interne juridische advisering op alle gemeentelijke taakgebieden inclusief privacy en de afhandeling van bezwaren, beroepen, aansprakelijkstellingen, klachten, WOB-verzoeken en ingebrekestellingen.  

In de gemeentelijke beleidsontwikkeling en het besluitvormingsproces zitten vele juridische componenten die we als gemeente kwalitatief goed geborgd willen hebben. Hierin wordt de organisatie ondersteund door het team juridische zaken. Daarnaast zorgt het team voor de tijdige behandeling en afhandeling van bezwaren en klachten. Tevens vertegenwoordigen zij de gemeente bij rechtszaken. Zowel de adviezen als de afgehandelde zaken dienen de rechterlijke toets te kunnen doorstaan.

We vinden het van belang te investeren op de bewustwording van een juridische toets aan de voorkant van een besluitvormingstraject om eventuele problemen in een later stadium te voorkomen. Hiertoe zal juridische zaken zich pro-actief profileren binnen de organisatie en meer aandacht gaan besteden aan ongevraagde advisering.

Privacy
De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vanaf 25 mei 2018 van toepassing op de gemeentelijke bedrijfsvoering. De jaren 2018 en 2019 hebben hoofdzakelijk in het teken gestaan van het implementeren van de AVG. In 2020 heeft een verschuiving plaats gevonden richting de beheerfase. Ter ondersteuning van de beheerfase is er een privacy managementsysteem (DPMS) ingericht waarmee de plan-do-act-check-cyclus wordt geborgd en dat tegelijkertijd bijdraagt aan de verbetering van het privacy-volwassenheidsniveau van de gemeente. 2021 is het eerste jaar geweest waarin het privacy managementsysteem is uitgerold. Het privacy managementsysteem heeft een repeterend karakter en het kan worden gezien als een instrument om inzichtelijk te maken dat de organisatie ieder jaar wat meer volwassen of meer AVG-compliant wordt. Aan het eind van 2021 c.q. het begin van 2022 wordt de balans opgemaakt en dat vormt de basis voor het opstellen van een prioriteringsvoorstel voor het jaar 2022. Uiteindelijk wordt het prioriteringsvoorstel ter besluitvorming aangeboden aan de directie. 

1.
Op basis van jurisprudentie is de inschatting dat voor Landgraaf het maximale risico € 600 duizend is. In het kader van deze risico-inventarisatie laten we het oude bedrag van € 10 miljoen dus bewust los. Feitelijk is € 600 duizend het maximale risico waarbij de kans dat zich dit voor doet zeer klein wordt geacht.

Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die slim kan inspelen op de vragen die daarmee samenhangen. Na eerst vooral overzetten van “de papieren wereld” zien we nu dat er een eigenstandige digitale werkelijkheid aan het ontstaan is, met eigen spelregels en met eigen kansen, risico’s en dilemma’s 

Koersend op een integrale informatiewet wordt vanuit o.a het VNG-meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU 2020-2024) gestructureerd toegewerkt naar een basis met als leidend principe: collectief inspelen op nieuwe wetgeving, technologie en ontwikkelingen die alle gemeenten aangaan.

De verdere digitalisering van de informatievoorziening in de samenleving, technologie en wetenschap speelt een belangrijke rol. Steeds meer informatie wordt in verschillende digitale vormen, in verschillende bronnen en voor legio doeleinden opgeslagen, en slim gebruik maken van die data beïnvloedt onze manier van werken en organiseren. Om het potentieel van data en informatie te kunnen benutten zijn nieuwe ICT-oplossingen nodig om data te kunnen combineren, analyseren en visualiseren. Ook moet de data en de digitale infrastructuur veilig, betrouwbaar en duurzaam zijn.

De roep om transparantie en openbaarheid van bestuur is de afgelopen jaren sterker geworden. Als overheidsinformatie zich niet in goede, geordende en toegankelijke staat bevindt, wordt het problematisch om transparant te zijn over het overheidshandelen. Het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo), de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), probeert daarom transparantie en openbaarheid meer te bevorderen en zal hierbij naar verwachting als katalysator gaan werken. De Woo zal, zoals het zich nu laat aanzien, in het 1e halfjaar 2022 in werking treden en heeft tot doel om overheden en semi-overheden transparanter te maken. Het belang van transparantie/openheid wordt landelijk zeker sinds begin van dit jaar ook breed onderkend, omdat het tevens een belangrijke voorwaarde is om de vertrouwensrelatie met burgers op peil te houden. De kern van de wet is dat overheidsorganisaties verplicht zijn om diverse categorieën documenten actief openbaar te maken. Ook wordt elk overheidslichaam verplicht om zijn opslag, beheer en verstrekking van gegevens -de zogenaamde informatiehuishouding- in een versneld tempo te verbeteren. Een goed werkende informatiehuishouding is namelijk essentieel voor een transparante overheid conform de Woo.  

Ook de nieuwe Archiefwet 2021 zal als vervanger van de Archiefwet 1995 ervoor zorgen dat het digitale informatiebeheer volledig is toegespitst op het digitale tijdperk, gemakkelijker te begrijpen en toe te passen is. Hierbij zullen centrale begrippen van de huidige Archiefwet 1995, waaronder overbrenging, waardering, selectie en vernietiging alsmede goede, geordende en toegankelijke staat blijven bestaan. Daarnaast levert de Archiefwet de basiseisen voor een gezonde informatiehuishouding. De inwerkingtreding van de wet is vooralsnog voorzien in de zomer van 2022 of januari 2023.

Parallel aan de voorbereiding en implementatie van bovenstaande wet- en regelgeving wordt conform jaarplannen uitvoering gegeven aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding door de implementatie van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), het zaakgericht archiveren, de digitale toegankelijkheid en de verplichte maatregelen van de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO).
Onderstaand wordt nog ingegaan op diverse aspecten van de informatiehuishouding.

Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)
Het doel van het kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer structureel te verbeteren, en wel zodanig dat het informatiebeheer op termijn voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Een kwaliteitssysteem is het hulpmiddel om werkzaamheden te analyseren, uitkomsten te meten en verbetermogelijkheden te bepalen. 

Zaakgericht archiveren
Vanuit de archiefwet is de gemeente verplicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Het digitaal werken stelt eisen aan de inrichting van de informatiesystemen. Voor de processen waarvoor geen processysteem (applicatie) beschikbaar is, vindt dit plaats via zaakgericht archiveren in ons centrale Document Management Systeem. Jaarlijks worden processen geselecteerd die daarop worden ingericht. 

Digitale Toegankelijkheid
Vanuit het principe dat “Ieder mens het recht heeft om te leven als ieder ander en mee te doen in de maatschappij” worden eisen gesteld aan de digitale voorzieningen, immers in onze samenleving kun je bijna niet meer zonder het internet en computers. Deze eisen zijn opgenomen in het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid en gelden voor de websites en apps waarvoor onze gemeente verantwoordelijk en/of bij betrokken is. Gefaseerd wordt de informatiehuishouding daarop ingericht en aangepast.

Informatieveiligheid
100% veiligheid bestaat niet, doch met het implementeren van de verplichte BIO-maatregelen en het, middels de ENSIA, jaarlijks afleggen van verantwoording op specifieke terreinen van de informatiehuishouding wordt, op basis van risicoafweging, de digitale weerbaarheid structureel verhoogd. Hiervoor wordt jaarlijks het informatiebeveiligingsplan opgesteld en door de directie vastgesteld. De uitvoering daarvan wordt gemonitord via de bedrijfsvoeringsrapportage.

Jaarlijks wordt een planning gemaakt van uit te voeren activiteiten op de bovenstaande aspecten van de informatievoorziening waarvan de voortgang verder via de bedrijfsvoeringsrapportages als onderdeel van de PDCA-cyclus te volgen zijn.
De focus voor 2022 ligt vooral op het doorpakken op de ingeslagen weg met de digitalisering vanuit de basis op orde en daarnaast gefaseerd aansluiten op de nieuwe ontwikkelingen en het voldoen aan de aanstaande wet- en regelgeving. Het absorptievermogen van de organisatie is hiermee ook bereikt.

Het college heeft via de richtbudgetten de onderstaande 3 ruimtevragen ingediend:
-    Datagedreven werken en sturen voor 2 pilots en de noodzakelijke ondersteuning en expertise (incidenteel 2022 € 27 duizend)
-    Digitale toegankelijkheid voor het opstellen van de toegankelijkheidsverklaringen (structureel € 10 duizend)
-    Informatieveiligheid om uitvoering te geven aan de VNG-resolutie informatieveiligheid waaronder structurele bewustwording (structureel € 10 duizend)

1. 
Het onvoldoende borgen van de duurzaamheid van de informatievoorziening kan een grote impact hebben op de dienstverlening en de bedrijfsvoering. De kans op ingrijpen door de provincie en het risico op kostbare hersteloperaties nemen in dat geval toe.

2.    
De impact van Woo op de gemeentelijke organisatie, interne processen en onze informatiehuishouding zal groot zijn. De kosten voor alle gemeenten worden door de VNG geschat op structureel € 42,1 miljoen per jaar en incidenteel € 121,9 miljoen (stand 2019). Samen met de koepels voor de provincie en de waterschappen heeft de VNG het rijk gevraagd deze kosten volledig te compenseren (brief aan minister BIZA dd. 7-1-2021 kenmerk 110597 EL). Uitgaande van de VNG-raming worden de kosten van de Woo voor de gemeente Landgraaf op basis van het aantal inwoners globaal ingeschat op structureel € 90 duizend per jaar en incidenteel op € 260 duizend. De ervaring leert dat een Rijkscompensatie van de kosten niet voor de hand ligt en 100% vergoeding een zeer hoge uitzondering is. Daarom wordt in de meerjarenraming van deze kadernota de rijksbijdrage op dit moment ingeschat op 50%, waarbij de vergoeding van de incidentele kosten over een periode van 5 jaar tot uitbetaling komt.

Zwaartepunt van de planning en control zal in 2022 komen te liggen op de noodzakelijke ombuigingsoperatie. Een ombuigingsoperatie die ervoor moet zorgen dat de raad bij de kadernota 2023 voldoende ruimte creërende mogelijkheden heeft om de begroting weer structureel en reëel in evenwicht te brengen. We zullen hiervoor externe begeleidingscapaciteit moeten inzetten waarvoor in deze begroting alsnog incidenteel budget zal worden gevraagd.
Deze exercitie vraagt ook extra interne capaciteit. De externe capaciteit is nodig om de opgedane kennis bij andere gemeenten optimaal te benutten en om de eigen organisatie op onderdelen te ontlasten. Gedacht wordt aan een eenmalig budget voor inhuur van ter hoogte van ca. € 100 duizend. Daarnaast heeft de raad ingestemd met het raadsvoorstel extra duurzaamheidsfonds, waarbij de leningenadministratie in eigen beheer wordt uitgevoerd. Dit noodzaakt tot structurele ophoging van de formatie financieel beheer met 0,5 fte (= € 40 duizend).  
Zoals ook al in de begroting 2020 en 2021 aangegeven willen we uiterlijk in 2022 ons planning en control systeem volledig hebben gemoderniseerd. Het financieel kader is eind 2021 volledig geactualiseerd waarbij al grote stappen in 2020 zijn gezet. Een van de laatste stappen is het aanpassen van de P&C-ritmiek m.b.t. tussentijds bijstellen van de lopende begroting via tussen-, slot- en financiële bijstellingsrapportages. Doel is de tussenrapportage direct te doen laten aansluiten op het werkplan proces. De tussenrapportage moet daartoe 2e kwartaal opgesteld worden zodat voor de zomer duidelijk is hoe wordt omgegaan met de uit het werkplanproces voortkomende knelpunten.

Onderdeel van de modernisering is ook de maximale uitnutting van het nieuwe PenC systeem Pepperflow (PP) dat in 2021 is aangeschaft ter vervanging van ons systeem Navigus. De implementatie van het systeem PP in 2021 is vooral gericht op de overdracht van kennis aan de 3 functioneel beheerders De toepassings-opties van dit nieuwe systeem zijn echter dusdanig dat we geheel 2022 nodig zullen hebben om de mogelijkheden van dit systeem nagenoeg volledig uit te nutten.  We proberen dit met eigen capaciteit van de functioneel beheerders te doen maar sluiten niet uit dat we ook hier toch enige externe capaciteit nodig zullen hebben omdat de PenC winkel wel gewoon open moet blijven en 2022 sowieso een bijzonder jaar wordt vanwege de aan te zetten ombuigingsoperatie. Onderstaand de mijlpalen die we ons ten doel hebben gesteld m.b.t. de uitrol van Pepperflow.

Voor wat betreft de modernisering van ons financieel systeem zal na het in de Cloud zetten van het financieel systeem, de implementatie van de scanstraat en de verdergaande automatisering van de betaalmodules in 2021 het jaar 2022 volledig in het teken staan van het operationeel maken van de nieuwe contractenmodule die onderdeel is van het financieel systeem. Dat zal dan uitstekend kunnen aansluiten bij de ombuigingsoperatie a.d.h.v. een zero based budget aanpak in samenhang met een analyse van de wettelijke ondergrenzen met name op het sociaal domein.

Daar waar we in 2021 zijn gestart met ons internbeheersingssysteem m.b.v. Key2Control zullen we hier in 2022 mee verder gaan. Uiteindelijke doel is een integraal beheersingssysteem met digitale monitoring en dossiervorming.

1.
De ombuigingsoperatie zal a.h.v. een ZBB-aanpak vormgegeven worden met een bijzondere focus op het programma 6 Sociaal domein waarbij tevens gericht gekeken wordt naar de bovenwettelijke activiteiten die we uitvoeren. Omdat de winkel open moet blijven en we niet meer de back-up hebben van een senior-medewerker zal hiervoor extra externe capaciteit moeten komen.
2.
Pepperflow wordt stukje bij beetje uitgerold. De implementatie opzet is ook gebaseerd op kennisoverdracht ‘’hoe werkt het systeem’’. Door 3x functioneel beheerder te laten opleiden zouden we voldoende capaciteit moeten hebben om dit zelfstandig te kunnen uitrollen. 
3.
We zetten sinds jaar en dag al ca. 250-300 grijze uren capaciteit in bij financieel beheer voor het instandhouden van de zonnepanelenleningen (>500 clienten) en het duurzaamheidstraject 1 (ca. 40 clienten). Door structureel de urencapaciteit van een van de medewerkers aan te houden is dat gelukt. Dit is echter geen gezonde en houdbare situatie. Nu er een Duurzaamheids II traject komt is het onvermijdelijk om de ‘’leningadministratie’’ capaciteit op te hogen. Te veel burgers steunen op de administratieve afhandeling van de lening door onze financiële administratie en alhoewel veel geautomatiseerd verloopt kosten het inrichten en de jaarlijkse mutaties a.g.v. sterven, scheiden, vervroegd aflossen, niet nakomen aflossingen de reeds genoemde tijd. Als er een nieuw duurzaamheidstraject in 2021 bij komt dan is ‘’invulbare’’ extra formatie financieel beheer (schaal 9) absoluut noodzakelijk.

Het ambtelijk apparaat van de gemeente Landgraaf is gehuisvest op de volgende 3 locaties:
-    Sweelinckplein 1
-    Voltastraat 22
-    Marconistraat 13

Voor deze locaties, inclusief de deelnemers van het Burgerhoes, zorgen we voor een adequate reguliere interne dienstverlening. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan onze interne helpdesk, reprografie, catering, conciërge- en bodediensten. 

Een efficiënte, effectieve en veilige werkomgeving voor alle medewerkers, met meer aandacht voor vitaliteit. Door het inzetten van modern meubilair wordt bewegen en het aannemen van een goede houding gestimuleerd. 

Vanaf het jaar 2017 tot aan het moment van opstellen van deze paragraaf zijn 89 zit-sta bureaus geplaatst. Door de corona crisis en het thuiswerken, hebben we het verbeteren van de werkplekken on-hold gezet in 2020 en tot zover in 2021. 
In april 2021 is een RI&E gemaakt gebaseerd op de Corona-situatie. De actiepunten die hieruit voortvloeien zullen zo veel mogelijk afgehandeld zijn in 2021. 
Vanuit de Corona RI&E en het interne Corona beleid zullen we bekijken wat dit betekent voor huisvesting en de wijzigingen doorvoeren in het huisvestingsplan. Het verbeteren van de werkplekken zal hier onderdeel van uitmaken. Daarnaast zal thuiswerken integraal worden meegenomen in de benodigde wijzigingen. Er zijn verschillende varianten mogelijk waarop we zullen inspelen.

In 2018 is de laatste reguliere RI&E uitgevoerd. Alle knelpunten die facilitaire zaken raken, zijn opgelost. Afdeling BCZ is leidend in het laten uitvoeren van een nieuwe RI&E. 

In juni 2019 zijn we begonnen met een energiescan. Sinds medio 2020 is het portaal in gebruik. Hierin kunnen we het energieverbruik monitoren, van alle aansluitingen van de bij Facilitair bedrijf in beheer zijnde gebouwen. Aan de hand van deze resultaten kunnen we op onverwacht energieverbruik anticiperen. Dit is een continu proces. 

1.
Indien niet ingespeeld wordt op de vitaliteit van de medewerkers, waarbij beweging en het stimuleren van een goede houding belangrijk zijn, kan dit leiden tot meer uitval van medewerkers.

2.
Indien knelpunten die vanuit de RIE geconstateerd zijn niet opgelost worden, kan dit zorgen voor onvoldoende veiligheid en welzijn van de medewerkers.